Аренда деловых помещений является одним из самых важных решений для компании. Помимо того, что эти договоры обычно имеют срок на несколько лет, деловые помещения должны внутренне соответствовать требованиям компании, то есть быть подходящими для числа сотрудников, используемого оборудования, а также должны представлять из себя достойное место работы для тех, кто там работает ежедневно, а также для клиентов и других случайных посетителей. Местоположение, безусловно, играет важнейшую роль. Не редко работы по адаптации помещений для будущего арендатора выполняются до передачи помещения.
Все это требует качественных переговоров перед подписанием договора аренды и, что самое важное, четкого и всесторонне сформулированного договора аренды, который защитит ваше положение наилучшим образом. Поэтому мы решили выделить 7 наиболее распространенных ловушек, которые могут возникнуть с коммерческими договорами аренды, включая не только те ошибки, которые могут скрываться в условиях договора аренды, но и те, которые могут возникнуть во время переговоров. При написании этого блога мы имели в виду компанию (юридическое лицо) как арендатора деловых помещений, поскольку большинство сомнений возникают именно в этой ситуации.
1. Недостаток времени для переговоров не приносит вам выгоды
Первое, на что стоит обратить внимание, это начать поиск желаемого офисного помещения вовремя, то есть оставить себе достаточно времени для ознакомления с различными вариантами, а также для переговоров. Даже с видимо простыми договорами аренды, где срок часто может быть немного короче, чем обычно для этого типа договора (например, до двух или трех лет), переговоры могут быть длительными и истощительными, особенно если у арендодателя и арендатора нет общего видения по реконструкции офисного пространства и его приведению к цели.
Типичным примером разногласия может быть необходимость установки перегородок для разделения офисного пространства, на что арендодатели не всегда готовы дать согласие. Кроме того, следует иметь в виду, что архитекторы и дизайнеры имеют большое значение в этом процессе, поэтому необходимо заранее планировать их график (сроки) и согласовывать его с длительностью переговоров, так как может случиться, что арендодатель будет искать утверждение планов, составленных архитекторами и дизайнерами.
На практике может возникнуть проблема с вопросом страхования, кто будет предоставлять страхование для офисного помещения и кто за это страхование платит. Кроме того, важно быть точным при страховании и от каких рисков полис должен защищать. Например, типичные риски — пожар и повреждение от воды на электроустановках, и не редко предусматривается также разбитие стекол, особенно если бизнес-пространство полно витрин и подобного рода. Частой темой переговоров также является обеспечение, где залог является типичным (подробнее ниже), хотя может быть предоставлена и банковская гарантия
Это всего лишь некоторые из вопросов, которые необходимо решить в ходе переговоров. Поэтому крайне важно выделить достаточно времени на поиск помещения и переговоры, которые могут занять несколько недель, а для более сложных арендных отношений — даже несколько месяцев. Когда речь идет о аренде деловых помещений, предвидение может сэкономить вам много стресса и времени, поэтому крайне не рекомендуется начинать поиск нового места за месяц до истечения срока предыдущего договора аренды.
2. Вы забыли провести предпродажную проверку на деловые помещения и арендодателя.
Когда предпочтительное офисное пространство найдено, необходимым следующим шагом является проведение так называемой предпродажной проверки недвижимости, то есть проверки юридического статуса деловых помещений. Если договор аренды заключается в период, когда объект аренды все еще находится в стадии строительства, это включает проверку документации, такой как строительное разрешение, регистрация начала работ, изучение плана земельного участка и т. д., все до разрешений на использование.
Для так называемой «старой» недвижимости необходимо выполнить проверку в кадастре недвижимости. Однако практика показывает, что часто бывают случаи, когда фактическая ситуация не соответствует юридической ситуации, и зарегистрированная площадь и фактическая площадь «на месте» не совпадают, поэтому этому следует уделить особое внимание.
Предпродажная проверка также включает проверку того, является ли арендодатель также владельцем деловых помещений. Может случиться, что, например, вы ведете переговоры с арендодателем, который оказывается соучастником (или соучастником) деловых помещений, т.е. не единственным владельцем. Затем необходимо правильно урегулировать этот вопрос в договоре, чтобы избежать поздних потенциальных проблем с другими соучастниками, то есть совладельцами.
Проблема также может возникнуть, если в ходе проверки недвижимости в кадастре недвижимости вы установите, что лицо, представляющее себя арендодателем, не является владельцем деловых помещений. В этом случае необходимо сначала исследовать правовую основу, на которой лицо выступает в роли арендодателя, являются ли они, например, незарегистрированным владельцем на момент переговоров (который может быть даже в процессе регистрации собственности, т.е. у них есть правовая основа для регистрации, такая как договор купли-продажи или решение о наследовании), или арендодатель может быть сам арендатором владельца недвижимости. Если ваш арендодатель фактически является арендатором владельца имущества, крайне важно изучить, разрешает ли их договор аренды субаренду и при каких условиях.
3. Вы не провели фактические проверки
Упомянутая выше предпродажная проверка не включает только проверки, проводимые адвокатом по недвижимости, как правило, касающиеся юридического статуса недвижимости и имущества, но и фактические проверки.
Эти другие проверки на практике выполняются архитекторами, дизайнерами, инженерами и т. д. Конкретно они включают в себя:
- контроль над электрическими установками,
- системы водоснабжения,
- проверка соответствия пространства нормам пожарной безопасности,
- проверка лифтов (если компании нужен лифт определенного размера из-за транспортировки определенного оборудования),
- звукоизоляция и т. д.
Часто для арендаторов важно знать, какая связь будет у них с остальными зданием, где расположены деловые помещения, делят ли они этаж с кем-то еще или они находятся в одиночестве. Другими словами, важно проверить, сколько помех можно ожидать от других людей при использовании пространства.
Эта проблема еще более актуальна, если ваша деятельность подпадает под специальные нормативы, регулирующие все условия, которым должны соответствовать деловые помещения (например, хирургические клиники и т. д.). Тогда еще важнее контролировать пространство квалифицированно и профессионально. Наконец, важно подумать о том, насколько адекватно людям с ограниченными возможностями обеспечивается доступ к вашим деловым помещениям.
Кроме упомянутого выше, одним из часто решающих факторов, определяющих, выберете ли вы конкретную недвижимость, может быть возможность парковки — если в вашем деловом помещении есть парковочное место или гараж, не забудьте также урегулировать это соглашением.
Наконец, вам следует проверить (если это касается вас, и в большинстве случаев это так), каковы возможности размещения логотипа вашей компании на крыше или фасаде здания.
4. Предложенное «шаблонное» соглашение арендодателя наносит вам ущерб
Часто упоминаются шаблоны договоров аренды, доступные в Интернете, которые по сути являются «единым образцом для всех».
Ситуация может дополнительно осложниться, если арендодатель предлагает вам свое соглашение с объяснением, что это «обычный шаблон, подходящий всем», и что нет необходимости в переговорах или изменениях.
И хотя это предположение неверно даже в случае краткосрочных арендных соглашений, оно, тем не менее, опасно для коммерческих арендных соглашений. Каждая аренда офисного помещения — это своя история и подвержена влиянию ряда факторов: вид деятельности арендатора, уровень безопасности и защиты, требуемый арендатором (первые два пункта включают чувствительность бизнес-активностей, а также данные, находящиеся в арендованном пространстве), бюджет, который арендатор выделяет на эту аренду, срок аренды (как правило, арендодатели более гибкие по адаптации пространства, если аренда будет длительной, и, таким образом, более склонны разрешить арендатору крупные изменения в пространстве), репутация арендатора (арендодатели больше доверяют репутационным арендаторам и даже требуют меньше депозита, по сравнению, например, с стартапами, которые могут столкнуться с этой несправедливой дискриминацией).
Особенно хорошо определено расторжение договора. В то время как некоторые договоры позволяют одной из сторон односторонне расторгнуть договор в любое время без конкретной причины, другие не предусматривают расторжения без вины/ответственности другой стороны за расторжение. В некоторых случаях даже предусмотрены штрафные санкции за досрочное расторжение без причины. Поэтому эта статья настолько конкретна и важна, что обязательно должна быть предметом переговоров, прежде чем она станет частью соглашения вообще, потому что заполнение шаблонов просто не является вариантом. Вопрос расторжения также дополнительно влияет на срок действия договора, размер задатка и даже сумму арендной платы.
Например, если ваш договор аренды предусматривает возможность расторжения соглашения с уведомлением за 60 дней, убедитесь, что вы вовремя уведомите арендодателя о своем намерении расторгнуть соглашение. Конечно, вы не захотите оказаться «застрявшими» в старых помещениях и обязанными платить за аренду, в то время как ваше новое офисное пространство, которое соответствует всем вашим потребностям, ждет вас.
Субаренда также является вопросом, который часто зависит от того, как арендодатель оценивает арендатора, а также от того, какие деятельности возможно займется арендатор.
Говоря из опыта, те положения, которые остаются незамеченными в некоторых договорах аренды, становятся жизненно важными для переговоров и поворотными моментами в других договорах и могут определять, будет ли вообще заключено соглашение.
5. Вы не предвидели изменений в будущем.
Договоры коммерческой аренды, подписанные на период в пять лет или даже более, требуют планирования на этот период.
Например, что произойдет, если другая компания купит арендатора в течение срока договора аренды или если та же материнская компания (учредитель) арендатора создаст другую компанию, которая хотела бы стать арендатором? Также, что произойдет, если изменится собственность или управленческая структура арендатора? Все эти вопросы требуют размышлений о возможности передачи договора аренды, а также о субаренде.
Некоторые арендаторы могут заинтересоваться продлением пребывания в деловых помещениях, в таком случае им следует задуматься о том, в каком случае и на какой срок может быть продлен срок аренды. В то же время важно правильно регулировать, принадлежит ли это право только арендатору или обеим сторонам, потому что это представляет серьезную опасность.
Безусловно, срок действия договора аренды — самый важный вопрос, на который нужно ответить. Другими словами, вам нужно тщательно обдумать, действительно ли у вас будет необходимость и возможности оставаться на этих помещениях в течение согласованного периода. Пункты, предусматривающие возможность досрочного расторжения соглашения, — это пункты, которые (наиболее часто) обсуждаются, поскольку можно ожидать, что арендодатель захочет некоторой гарантии в этой области.
Возможность досрочного расторжения без объяснения причин дополнительно связана с продолжительностью уведомительного срока, поэтому это еще один аспект, который требует переговоров.
6. Вы не урегулировали точно обслуживание деловых помещений.
Хотя практически каждое арендное соглашение регулирует (и также закон) то, что капитальное обслуживание (например, ремонт крыши или фасада здания и т. д.) несет арендодатель, в то время как регулярное (текущее) обслуживание (регулярная уборка грязи, замена лампочек и т. д.) несет арендатор, эти вопросы на практике могут привести к ряду неоднозначностей, если они не будут точно разработаны в соглашении.
Мы привели выше конкретный пример, когда даже регулярное обслуживание организуется арендодателем (привлечение специализированного агентства по уборке для всего здания и, таким образом, для арендованного пространства), но за счет арендатора. Возможны и другие комбинации. Однако ключевой вопрос заключается в том, что произойдет, если одна из сторон пренебрежет своими обязательствами? Что произойдет, если вы немедленно информируете арендодателя после прорыва труб их канализации, и несмотря на то, что арендодатель обязан устранить это, он не реагирует вообще и оставляет вас ждать со своей командой в затопленных офисах? Это, конечно, мешает вам работать и таким образом вызывает вам двойной ущерб, в первую очередь, повреждением оборудования и мебели в помещении, а также препятствует вам ведению бизнеса и получению прибыли. Разрешается ли вам реагировать самостоятельно? Если да, то в какой срок, при каких условиях и за счет кого? Может ли это невыполнение арендодателем своего обязательства реагировать срочно для капитального обслуживания даже привести к расторжению соглашения? Наконец, различаете ли вы между экстренными вмешательствами и теми, которые являются долгосрочными и необходимыми, но не срочными? Все эти вопросы должны быть адекватно урегулированы в договоре аренды, чтобы предотвратить возможные крупные ущербы.
7. Вы не учли обязательство по уплате налогов.
Налоги являются реальной стоимостью, связанной с арендой недвижимости, и поэтому должны учитываться при планировании бюджета на аренду, а также арендная плата и другие расходы (накладные расходы, страхование, безопасность и т. д.).
Тип налога, который применяется к вашей аренде или сопровождает аренду (НДС или налог на доход от недвижимости (по аренде недвижимости)), определяется такими факторами, как является ли арендодатель физическим или юридическим лицом, а также находится ли он в системе НДС. Еще одна конкретная ситуация — когда арендодатель не находится в системе НДС, потому что упомянутые два налога не могут быть применены, но арендная плата рассматривается как доход этого юридического лица и в конечном итоге облагается налогом на прибыль. В любом случае, чтобы определить, какой налог является релевантным для конкретной аренды, сначала необходимо определить, от кого вы арендуете деловые помещения.
- Когда применяется НДС, общая ставка НДС на оборот товаров и услуг составляет 20%.
- Если арендодатель является физическим лицом вне системы НДС, соответствующим налогом будет налог на доход от недвижимости с ставкой налога 20%, при этом необходимо помнить, что налогооблагаемый доход от недвижимости является валовым доходом с меньшим количеством стандартных расходов (или возможно фактических расходов, предусмотренных законом) в размере 25%.
- В последнем случае, когда арендная плата рассматривается как доход юридического лица, не находящегося в системе НДС, выплачивается обычный корпоративный налог на прибыль, с ставкой налога на прибыль юридического лица в размере 15%.
Наконец, хотя это не тип налога, который непосредственно связан с арендой (арендная плата и расходы), не забывайте о вопросе уплаты налога на имущество за арендуемое имущество. Налог на имущество — это реальный расход, сопровождающий деловые помещения как недвижимость, которая является предметом аренды, и рекомендуется его регулировать для предотвращения любых сомнений, особенно когда речь идет о долгосрочных арендах.