Zakup poslovnog prostora predstavlja jednu od najznačajnijih odluka kompanije. Osim činjenice da se radi o ugovorima koji traju najčešće više godina, poslovni prostor treba interno da zadovoljni potrebe kompanije, odnosno da bude odgovarajući za broj zaposlenih, opremu koja se koristi u prostoru, da bude reprezentativan kako za one koji svakodnevno borave u njemu, tako i za klijente i druga lica koja ga povremeno posećuju. Lokacija svakako igra značajnu ulogu. Nije retko ni da se pre primopredaje prostora (pre početka zakupa) sprovode radovi na adaptaciji prostora za budućeg zakupca.
Sve to zahteva kvalitetne pregovore pre zaključenja ugovora o zakupu, i najvažnije, jasan i sveobuhvatan ugovor o zakupu poslovnog prostora koji će najbolje moguće zaštititi vašu poziciju. Zbog toga u nastavku izlažemo 7 najvećih opasnosti kod ugovora o zakupu poslovnog prostora, koje obuhvataju ne samo greške koje može kriti tekst ugovora, već i one koje se javljaju još prilikom pregovora. Pisali smo iz ugla kompanije koja je zakupac poslovnog prostora, budući da najviše nedoumica upravo potiče od ovih lica.
1. Nedostatak vremena za pregovore nije u Vašem interesu
Ono o čemu bi najpre trebalo voditi računa jeste da traženje željenog prostora za zakup otpočnete na vreme, odnosno da ostavite sebi dovoljno vremena za razgledanje različitih opcija, ali i za pregovore. Čak i za naizgled jednostavniji ugovor o zakupu poslovnog prostora, kod kojih često i trajanje može biti nešto kraće nego uobičajeno za ovaj tip ugovora (npr. do dve ili tri godine), pregovori mogu biti dugi i iscrpljujući, posebno ukoliko zakupodavac i zakupac nemaju zajedničku viziju oko preuređenja prostora i privođenja prostora nameni.
Tipičan primer nesuglasica se može javiti oko potreba postavljanja pregradnih zidova radi odvajanja kancelarijskog prostora, za šta zakupodavci nisu uvek voljni da daju saglasnost. Uz sve to, treba imati u vidu da su arhitekte i dizajneri važni akteri u ovom procesu, stoga je neophodno blagovremeno planirati i njihovo vreme (rokove) i uskladiti ih sa trajanjem pregovora, jer se može desiti da zakupodavac traži na odobrenje planove koje sačine ova lica.
Problem se u praksi može javiti i oko pitanja osiguranja, ko osigurava prostor i ko plaća to osiguranje. Dodatno, kod osiguranja je važno biti precizan i od kojih rizika polisa treba da štiti. Primera radi, tipični rizici su požar i izliv vode na instalacijama, a nije retko da je i lom stakla predviđen, posebno ako se radi o poslovnom prostoru “u staklu” i sl.
Čest predmet pregovora je i sredstvo obezbeđenja, gde je tipičan depozit (više detalja u nastavku), premda se može javiti i bankarska garancija.
Ovo su samo neka pitanja koja treba rešiti prilikom pregovora. Zbog toga je ključno odvojiti dovoljno vremena za potragu i pregovore, koji mogu potrajati nedeljama, a za kompleksnije zakupe čak i mesecima. Razmišljanje unapred nekoliko koraka, posebno kada je reč o iznajmljivanju poslovnog prostora, može vam uštedeti mnogo vremena i stresa. Stoga je važno da ne čekate poslednji mesec važećeg ugovora o zakupu pre nego što krenete u potragu za novim prostorom.
2. Niste (pravno) proverili poslovni prostor i zakupodavca
Kada se željeni poslovni prostor pronađe, neizostavan sledeći korak je tzv. due diligence nekretnine, odnosno provera pravnog statusa poslovnog prostora. Ukoliko se o ugovoru o zakupu pregovara u trenutku kada je predmet zakupa još uvek u izgradnji, to podrazumeva proveru dokumentacije kao što su građevinska dozvola, prijava početka radova, elaborat o etažiranju itd. sve do upotrebne dozvole.
Za tzv. „stare“ nekretnine, provere se vrše u katastru nepokretnosti. Ipak, praksa pokazuje da su česte situacije u kojima faktičko stanje odudara od pravnog, te uknjižena površina i površina „na terenu“ nisu iste, pa je to nešto na šta naročito treba obratiti pažnju.
Due diligence uključuje i proveru da li je zakupodavac ujedno i vlasnik poslovnog prostora. Može se desiti da npr. pregovarate sa zakupodavcem za kog se ispostavi da je suvlasnik (ili zajedničar) poslovnog prostora, odnosno da nije jedini vlasnik. Tada je neophodno pravilno regulisati ovo pitanje u ugovoru, kako bi se izbegli kasniji potencijalni problemi sa ostalim suvlasnicima, odnosno zajedničarima.
Problem može nastati i ukoliko prilikom provera nekretnine u katastru nepokretnosti ustanovite da lice koje se predstavlja kao zakupodavac nije vlasnik poslovnog prostora. U tom slučaju je neophodno najpre ispitati pravni osnov po kom se on javlja u ulozi zakupodavca, da li je npr. vanknjižni vlasnik u momentu pregovora (koji je možda čak i u procesu upisa vlasništva, odnosno poseduje pravni osnov za upis, npr. kupoprodajni ugovor ili rešenje o nasleđivanju), ili je možda i sam zakupac. Ukoliko je vaš zakupodavac zapravo zakupac vlasnika nekretnine, ključno je ispitati da li njihov međusobni ugovor o zakupu dozvoljava podzakup, i pod kojim uslovima.
3. Niste izvršili faktičke provere
Pomenuti due diligence ne obuhvata samo provere koje po pravilu vrši advokat za nekretnine, a tiču se pravnog statusa nekretnine i vlasništva, već i faktičke provere. Te druge provere u praksi vrše arhitekte, dizajneri, inženjeri i sl. Naime, radi se o:
- kontrolisanju električnih instalacija,
- vodovodnog sistema,
- proverama usklađenosti prostora sa propisima koji regulišu zaštitu od požara,
- provera liftova (ako je kompaniji potreban npr. lift određene veličine zbog transporta određene opreme),
- zvučna izolacija, i slično.
Često je važno i zakupcima kakvu će komunikaciju imati s ostalim korisnicima zgrade u kojoj se nalazi poslovni prostor, da li će deliti sprat s drugima ili će biti samostalni. Drugim rečima, bitno je istražiti koliko se može očekivati ometanja od strane drugih lica tokom korišćenja prostora.
Ovo pitanje je još aktuelnije ukoliko je vaša delatnost takva da je posebnim propisima regulisano koje sve uslove poslovni prostor mora ispunjavati (kao npr. ordinacije, poliklinike i sl.). Tada je još važnije stručno i profesionalno prekontrolisati prostor. Najzad, važno je razmišljati i o tome da li je adekvatno omogućeno osobama sa invaliditetom da dođu do vašeg poslovnog prostora.
Pored svega navedenog, još jedna od stvari koja može biti presudan faktor zašto biste se odlučiti baš za taj poslovni prostor jeste mogućnost parkinga – ako uz poslovni prostor dobijate i parking mesto ili garažu, ne zaboravite da i to pitanje regulišete ugovorom.
Najzad, trebalo bi proveriti (ako vam je to bitno, a u najvećem broju slučajeva jeste) kakve su mogućnosti postavljanja znaka vaše kompanije na krovu ili fasadi zgrade.
4. Ponuđeni “standardni” ugovor zakupodavca Vam ide na štetu
O zakupu se često može čuti fraza da postoje brojni modeli koji kruže po internetu, a koji se navodno mogu iskoristiti za svaki zakup. Situacija je još ozbiljnija ako vam zakupodavac ponudi svoj ugovor o zakupu poslovnog prostora uz obrazloženje da je to “standardni template koji svima odgovora” i da nema potrebe da se pregovara ili bilo šta menja.
I dok ovakva premisa ni kod kratkoročnih ugovora o zakupu stana nije tačna, kod zakupa poslovnog prostora je, šta više, opasna. Svaki zakup poslovnog prostora je priča za sebe i na to utiče niz faktora: poslovna delatnost zakupca, nivo sigurnosti i obezbeđenja koji je zakupcu potreban (prve dve stavke naročito uključuju osetljivost delatnosti, ali i podataka koji se nalaze ili odvijaju unutar zakupljenog prostora), budžet koji zakupac izdvaja za ovaj zakup, vreme trajanja zakupa (po pravilu, zakupodavci su fleksibilniji oko adaptacije prostora ukoliko će zakup trajati duže, i samim tim su spremniji da zakupcu dozvole veće izmene u prostoru), reputacija zakupca (primetno je da u praksi zakupodavci imaju više poverenja u renomirane zakupce te im čak i manji depozit traže, u odnosu na npr. novoosnovane kompanije koje se mogu susresti sa ovom nepravednom diskriminacijom).
Raskid ugovora o zakupu je naročito specifičan i dok kod nekih ugovora nije sporno da se čak može ugovor jednostrano bez razloga raskinuti u bilo koje vreme, drugi to ne dozvoljavaju uopšte ukoliko nema krivice/odgovornosti druge strane za raskid, a negde su prisutni i penali zbog prevremenog raskida bez razloga. Dakle, ova odredba je toliko specifična i važna da neizostavno mora biti predmet pregovora pre nego što uopšte postane deo ugovora, jer template ne dolazi u obzir. Na pitanje raskida dodatno utiče i vreme trajanja ugovora, visina depozita, a čak i visina zakupnine.
Na primer, ako Vaš ugovor o zakupu predviđa da je otkazni rok ugovora 60 dana, mislite o tome i na vreme obavestite zakupodavca o tome da želite da raskinete ugovor. Sigurno ne želite da se nađete u situaciji da planirate useljenje u novi prostor koji odgovara Vašim željama, ali da u tom trenutku budete “zarobljeni” u starom prostoru i pod obavezom plaćanja zakupnine za njega.
Podzakup je takođe pitanje koje često zavisi od toga kako zakupodavac proceni zakupca, ali i kojim delatnostima bi se eventualno bavio podzakupac.
Dakle, praksa pokazuje da odredbe koje su za neke zakupce nebitne, mogu postati ključne tačke pregovora kod drugih, i mogu čak biti presudne u odluci da li će uopšte doći do zaključenja ugovora.
5. Niste razmišljali o potencijalnim promenama u budućnosti
Ugovor o zakupu poslovnog prostora koji se zaključuje na period od pet ili čak i više godina nužno zahteva plan za taj period.
Na primer, šta se dešava ukoliko u toku trajanja ugovora zakupca kupi druga firma ili ako ista matična firma (osnivač) zakupca osnuje i drugu firmu koja bi htela da postane zakupac? Takođe, šta će se desiti ukoliko se vlasnička ili upravljačka struktura zakupca promene? Sva ova pitanja zahtevaju razmišljanje o mogućnosti ustupanja ugovora o zakupu, ali i o podzakupu.
Nekim zakupcima može biti od interesa da i duže ostanu u poslovnom prostoru, u kom slučaju treba razmišljati o tome kada, na koji način i na koliko dugo se može produžiti trajanje zakupa. Istovremeno, važno je pravilno regulisati da li ovo pravo pripada samo zakupcu ili obema stranama, jer se tu krije velika opasnost.
Svakako, trajanje zakupa je najvažnije pitanje ovde. Drugim rečima, potrebno je dobro razmisliti da li ćete zaista imati potrebu i mogućnosti da u toku ugovorenog perioda ostanete u ovom prostoru. S tim u vezi su i klauzule o mogućnosti izlaska iz ugovora pre isteka ugovorenog perioda zakupa, a kako je ranije bilo reči, to su upravo klauzule oko kojih se (najčešće) najviše i pregovara jer se može očekivati da i zakupodavac želi određenu sigurnost na ovom polju. Mogućnost prevremenog raskida bez razloga je dodatno skopčana i sa dužinom trajanja otkaznog roka, te je u pitanju još jedna stavka oko koje je potrebno pregovarati.
6. Niste precizno regulisali održavanje poslovnog prostora
Iako ćete u gotovo svim ugovorima o zakupu (a i zakonu) videti da investiciono održavanje (npr. popravke krova ili fasade zgrade itd.) snosi zakupodavac, dok redovno (tekuće) održavanje (redovno čišćenje prostora od prljavštine, zamena sijalice, itd.) snosi zakupac, ova pitanja u praksi mogu dovesti do brojnih nejasnoća ukoliko nisu precizno razrađena ugovorom.
Gore smo videli specifičan primer kada čak i redovno održavanje organizuje zakupodavac (angažovanje specijalizovane agencije za čišćenje za celu zgradu, pa samim tim i za zakupljeni prostor), ali o trošku zakupca. I druge kombinacije su moguće. Međutim, ključno pitanje jeste šta se dešava ukoliko jedna strana zanemaruje svoje obaveze. Šta se dešava ukoliko ste odmah po nastanku poplave obavestili zakupodavca da je došlo do pucanja vodovodnih cevi, a on iako je dužan da ovo popravi, ne reaguje uopšte i ostavlja vas da čekate sa svojim timom u poplavljenim kancelarijama? Ovo vas svakako sprečava da radite i samim tim vam nanosi dvostruku štetu, najpre oštećenjem opreme i drugih nameštaja u prostoru, a sprečava vas i da poslujete i ostvarujete profit. Da li možete sami da reagujete tada? Ako da, u kom roku, pod kojim uslovima, o čijem trošku? Da li ovo nepoštovanje obaveze zakupodavca da hitno reaguje u svrhu investicionog održavanja može čak da dovede do raskida ugovora? Najzad, da li razlikujete hitne intervencije od onih koje su dugoročne i potrebne, ali nisu hitne? Ovo su sve pitanja koja moraju biti adekvatno regulisana u ugovoru o zakupu, kako bi se sprečila velika šteta koja može da nastane.
7. Niste pažljivo razmotrili obavezu plaćanja poreza
Porez je stvaran trošak povezan s iznajmljivanjem nekretnine, stoga ga treba uzeti u obzir prilikom planiranja budžeta za zakup, jednako kao i samu zakupninu i ostale troškove poput režija, osiguranja, obezbeđenja, itd.
Vrstu poreza koji se primenjuje na vaš zakup, odnosno koji prati zakupninu (PDV ili porez na prihode od nepokretnosti (izdavanjem nepokretnosti u zakup)) određuju faktori kao što su da li je zakupodavac fizičko ili pravno lice i da li je u sistemu PDV-a. Specifičnu situaciju predstavlja i slučaj kada zakupodavac pravno lice nije u sistemu PDV-a, jer se ne mogu primeniti pomenuta dva poreza, već se zakupnina tretira kao prihod tog pravnog lica, te se finalno oporezuje porezom na dobit. U svakom slučaju, da bi se moglo odrediti koji porez je relevantan za konkretni zakup, potrebno je utvrditi najpre od koga zakupljujete poslovni prostor.
- Kada se primenjuje PDV, važi opšta stopa PDV-a za oporezivi promet dobara i usluga koja iznosi 20%.
- Ukoliko je zakupodavac npr. fizičko lice van sistema PDV-a, pripadajući porez je porez na prihode od nepokretnosti, a poreska stopa iznosi 20%, s tim što se ovde mora voditi računa o tome da oporezivi prihod od nepokretnosti čini bruto prihod umanjen za normirane troškove (ili eventualno stvarne troškove pod uslovima iz zakona) u visini od 25%.
- U poslednje opisanom slučaju, kada se zakupnina tretira kao prihod pravnog lica koje nije u sistemu PDV-a plaća se redovni porez na dobit pravnih lica, pri čemu stopa poreza na dobit pravnih lica iznosi 15%.
Najzad, iako se ne radi o vrsti poreza koja neposredno prati zakup (zakupninu i troškove), ne zaboravite ni na pitanje plaćanja poreza na imovinu za nekretninu koja se zakupljuje. Porez na imovinu je realan trošak koji prati poslovni prostor kao nekretninu koja je predmet zakupa, te je preporučljivo da bude regulisan radi izbegavanja svake sumnje, posebno kada je reč o dugoročnim zakupima.
