Kratak vodič o elektronskom potpisu

05.
Januar 2023.

 Saradnik Anđela Marković

Kao svakodnevni korisnik računara, bilo za privatne ili poslovne potrebe, verovatno ste upoznati sa efikasnošću koju može pružiti elektronsko potpisivanje dokumenata. Međutim, da li ste sigurni da ugovor koji ste potpisali elektronskim potpisom zaista “važi”, i kakva je njegova pravna snaga? Ili na koji način su povezani elektronski potpis i eUprava?

S obzirom na to da pravila koja regulišu elektronski potpis na prvi pogled i nisu tako jednostavna, elektronski potpis se ponekad smatra i „onim čudom” za koje se potajno nadamo da nam neće biti neophodno.

Ipak, pogodnosti koje on donosi su brojne, te ćemo se u nastavku baviti ključnim aspektima elektronskog potpisa koje bi trebalo da imate na umu prilikom zaključivanja ugovora, kao i preduzimanja drugih pravnih radnji.

Kratka istorija elektronskog potpisa

Na samom početku ere komercijalnog interneta, 1999. godine je na nivou Evropske unije usvojena Direktiva u kojoj je konstatovano da je za efikasno funkcionisanje online ekonomije i online komunikacija neophodno korišćenje elektronskih potpisa koji će garantovati da je neki podatak, odnosno dokument, autentičan. Nekoliko meseci kasnije, 2000. godine je u SAD usvojen E-Sign Act , a 2004. godine i Srbija donosi Zakon o elektronskom potpisu. Ipak, s obzirom na iznenađujući razvoj složenog digitalnog ekosistema,  širom sveta se ubrzo javila potreba za regulisanjem elektronskog potpisa i elektronskog poslovanja na detaljniji način nego što je to predviđeno ovim propisima.

Tokom 2016. godine je u Evropskoj uniji stupila na snagu nova Direktiva eIDAS (electronic ID and Services), po uzoru na koju je 2017. godine Srbija donela svoj Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (u daljem tekstu: Zakon). Na ovaj način su u Srbiji uspostavljena pravila i principi elektronskog potpisa i elektronskog dokumenta u skladu sa standardima EU.

Elektronski potpis – pojam i vrste

Elektronski potpis, ili e-potpis, je skup podataka u elektronskom obliku, koji zajedno potvrđuju sadržinu nekog dokumenta i identitet lica koje ga je potpisalo.

Elektronski potpis, kao i svojeručni potpis, mora biti potpis nekog fizičkog lica. Ali, po istom principu, pravno lice tj. firma stiče prava i obaveze potpisom fizičkog lica koje je ovlašćeno da ga zastupa (kao što je npr. direktor). Drugim rečima, smatra se da je firma potpisala neki dokument ako ga je potpisao njen direktor svojim elektronskim potpisom, ali sama firma ne može imati svoj elektronski potpis.

Ako kažemo da je elektronski potpis “skup podataka u elektronskom obliku”, to znači da potpis Vašeg email-a (ime, prezime, funkcija, kompanija, i/ili logo) predstavlja elektronski potpis. Elektronski potpis čak možete nacrtati u Paint-u i “nalepiti” u dokument. Osim toga, elektronskim potpisom se smatra i biometrijski potpis, koji ste ostavili na ekranu elektronskog uređaja kurirske službe prilikom preuzimanja isporuke ili u banci nakon sprovođenja transakcije na šalteru. Međutim, ovakvi elektronski potpisi čine samo jednu od tri vrste elektronskog potpisa koje naš Zakon poznaje, i to najjednostavniju.

Iako može biti zgodan kada se zahteva brzina rada, elektronski potpis neće uvek moći da zameni Vaš svojeručni potpis na papiru. Osnovni razlog za to je činjenica da “običan” elektronski potpis, koji smo gore opisali, ne pruža veliku pouzdanost u poslovanju. Budući da on nije podložan za grafološko veštačenje, tj. ne može se utvrditi da je to Vaš, autentičan potpis, on sa sobom nosi veći rizik zloupotrebe. Da li to znači da je uvek sigurnije da ručno potpišete svaki dokument? Ne nužno. Postoje još dve vrste elektronskog potpisa pored ovog “običnog”, koje obezbeđuju viši nivo pouzdanosti. Šta više, u mnogim situacijama oni se mogu pokazati superiornijim od Vašeg svojeručnog potpisa na papiru jer ne mogu da izblede, i garantuju da je Vaš saugovornik potpisao ugovor u baš onakvom obliku kakvom ste ga poslali, tačno određenog datuma.

Dakle, naš Zakon poznaje tri vrste elektronskog potpisa, koji se razlikuju po stepenu sigurnosti koju obezbeđuju u pravnom prometu, i po tome kako se kreiraju.

Svaki od ove tri vrste elektronskog potpisa ima dovoljnu pravnu snagu da predstavlja dokaz da je neka radnja preduzeta, odnosno da je neki dokument potpisan, ali se njihova dejstva i stepen sigurnosti koji pružaju međusobno razlikuju. Upravo time ćemo se baviti u daljem tekstu.

Šta je napredni, a šta kvalifikovani elektronski potpis?

Pomenuli smo da „običan“ elektronski potpis čine podaci koji (na bilo koji način) potvrđuju identitet potpisnika i sadržinu dokumenta. Međutim, ovoj vrsti elektronskog potpisa nedostaje jedinstvena identifikacija potpisnika, s obzirom na to da u Paint-u možete napisati i npr. samo svoj nadimak, te neće svima biti lako da utvrde Vaš identitet. Osim toga, u situacijama kada Vam je potreban elektronski potpis koju garantuje da ništa nije izmenjeno u dokumentu, neophodno je da koristite napredni elektronski potpis – ili čak njegovu posebnu vrstu, kvalifikovani elektronski potpis.

Šta podrazumeva napredni elektronski potpis? U pitanju je elektronski potpis koji istovremeno zadovoljava sve sledeće uslove:

  • Na jedinstven način identifikuje potpisnika i povezuje ga sa njegovim potpisom,
  • Kreiran je korišćenjem podataka koje potpisnik koristi pod svojom isključivom kontrolom,
  • Povezan je sa sadržajem dokumenta (koji se potpisuje) na takav način da se može utvrditi bilo koja naknadna izmena dokumenta.

Dakle, napredni elektronski potpis je tehnologija kojom se omogućava provera autentičnosti identiteta potpisnika u elektronskom poslovanju i garantuje se da je dokument stigao od pošiljaoca do primaoca u neizmenjenom obliku.

Gde i kako da napravite takav napredni elektronski potpis? Ukoliko koristite DocuSign sa ID verifikacijom, Adobe Sign sa autentifikacijom, ili slične softvere, treba da znate da se oni smatraju naprednim elektronskim potpisima, jer garantuju upravo gorenavedene karakteristike elektronskog potpisa. Dakle, napredni elektronski potpis se može kreirati putem softvera koji su dostupni online.

Koje su prednosti korišćenja naprednog elektronskog potpisa u praksi?

Kada potpišete dokument naprednim elektronskim potpisom, taj potpis se ne može kopirati i na taj način  ponovo koristiti. Napredni elektronski potpis takođe garantuje da dokument nije izmenjen od trenutka kada ste ga poslali drugoj strani i primili nazad. To podrazumeva da u takvom dokumentu ne može da se zameni stranica ugovora, a ne morate da stavljate parafe na svaku stranicu. U odnosu na svojeručan potpis na papiru, napredni elektronski potpis ne može da izbledi, a osim toga, u samom dokumentu je vidljiv (i nepromenljiv) datum njegovog potpisivanja.

Posebna vrsta naprednog elektronskog potpisa – kvalifikovani elektronski potpis

Kao što smo pomenuli, posebna vrsta naprednog elektronskog potpisa je kvalifikovani elektronski potpis (u daljem tekstu: kvalifikovani el. potpis). On je zasnovan na posebnom kvalifikovanom sertifikatu koje izdaje jednog od ovlašćenih sertifikacionih tela u Srbiji. Da biste pribavili kvalifikovani el. potpis, nije dovoljno da preuzmete neki od online softvera, već je neophodno da podnesete zahtev jednom od zvaničnih sertifikacionih tela ovlašćenih za izdavanje takvih potpisa.

Ukoliko je napredni elektronski potpis toliko dobar i pouzdan, zašto biste onda podnosili zahteve nekom sertifikacionom telu, i uopšte koristili kvalifikovani el. potpis? Suština jeste u tome što kvalifikovanom el. potpisu Zakon daje posebnu pravnu snagu, toliku da ga izjednačava sa svojeručnim potpisom na papiru.

Šta to znači u praksi, da li bilo koji ugovor možete da potpišete kvalifikovanim el. potpisom? Uglavnom, ali postoje određeni izuzeci, i njih analiziramo u nastavku.

Ključna pravila u vezi sa zaključenjem ugovora

Iako je dosta zastupljeno shvatanje da svaki ugovor mora biti odštampan na papiru i ručno potpisan od strane predstavnika ugovornih strana da bi imao pravnu snagu, takva situacija zapravo predstavlja izuzetak od pravila. Da biste preuzeli određena prava i obaveze, dovoljno je da saglasite s drugom ugovornom stranom oko suštinskih pitanja ugovora, a ne i da nešto potpišete. Zato treba da budete oprezni.

Većina komercijalnih ugovora zahteva samo da se strane koje zaključuju ugovor saglase o onome što predstavlja bitan element ugovora. Što se tiče forme takve saglasnosti, ona ne mora biti data u pisanom obliku, tako da je za validnost mnogih ugovora dovoljno postići usmeni sporazum. To možemo videti na sledećem primeru:

Osnovali ste agenciju koja se bavi grafičkim dizajnom i putem email-a se dogovarate sa klijentom iz SAD da izradite logo za njegovu firmu. Nakon što Vam je klijent dostavio instrukcije kako logo treba da izgleda, poslali ste mu cenu i rok isporuke Vaših usluga, i dobili ste potvrdan mejl od klijenta da započnete rad. To znači da je ugovor između Vas i klijenta zaključen, iako faktički nije došlo do bilo kakvog potpisivanja dokumenta. Identična situacija je mogla da se dogodi i putem telefona, a ugovor bi se i dalje smatrao važećim.

Zašto se onda uopšte sklapaju ugovori u pisanom obliku? Radi dokazivanja sadržine i detaljnijeg regulisanja pojedinosti koje su nekad ključne. Bez pisanog traga, mnogo je teže dokazati šta je tačno bilo ugovoreno između Vas i Vašeg klijenta. Pored toga, može se desiti neka nepredviđena situacija, na primer, došlo je do strašne klimatske nepogode koja je uništila Vašu opremu, te nećete moći da ispoštujete rok o kojem ste se prvobitno dogovorili. U toj situaciji bi bilo zgodno da ste predvideli tzv. klauzulu „više sile“ u vašem ugovoru.

A šta je sa potpisom, zašto on treba da se stavi na taj ugovor? Potpis je izuzetno važan da bi sa lakoćom moglo da se dokaže da je ugovor zaključilo lice koje ima ovlašćenje za to. Na primer, kada poslujete sa firmama, u najvećem broju slučajeva ćete ugovore potpisivati sa njihovim direktorima (a izuzetno sa prokuristom ili drugim ovlašćenim licem). Shodno tome, ako Vam je cenu za Vaš dizajn potvrdio neko putem Gmail adrese ili telefona, a ne sa email adrese vezane za domen klijenta, Vaš klijent kasnije može da tvrditi da ne zna ništa o tome i da ugovor ne postoji. Da li će sud ove argumente smatrati validnim, i u kojoj meri, zavisi od konkretnog slučaja, ali svakako treba izbeći takav rizik.

Stoga, iako ne postoji pravna prepreka da se određeni ugovori zaključe usmenim putem, postoje brojni benefiti sačinjavanja ugovora u pisanoj (štampanoj) formi ili elektronskoj formi.

Potpisivanje ugovora elektronskim potpisom

Kao što može da se zaključi usmenim putem, ugovor može da se zaključi i u elektronskom obliku i potpiše elektronskim potpisom, a kao takav će podjednako obavezivati ugovorne strane kao i njegov tradicionalni, pisani oblik. Da li ćete koristiti „običan“, napredni ili kvalifikovani elektronski potpis, stvar je dogovora između Vas i druge ugovorne strane. Zakon propisuje da se ne može osporavati validnost ili dokazna snaga elektronskog dokumenta samo na osnovu toga što je on u elektronskom obliku. Da nije tako, zamislite samo koliko bi vremena bilo protraćeno pre otpočinjanja bilo kakve saradnje, počevši od slanja i potpisivanja Pisma o namerama, ugovora o poverljivosti, itd.

Ali, da li baš svaki ugovor možete zaključiti na tako neformalan način, kako smo opisali? Nažalost, ne. Postoje “zabranjeni” ugovori, koji se ne mogu zaključiti na neformalan način, zato što postoje zakoni koji izričito propisuju njihovu formu.

Među ovim “zabranjenim”, formalnim ugovorima postoje dve vrste:

  • Ugovori koji se moraju zaključiti u pisanom obliku
  • Ugovori koji se moraju zaključiti u zakonom propisanom obliku (overa potpisa, solemnizovana isprava, javnobeležnički zapis, itd.) – u ovom slučaju, činjenica da kvalifikovani el. potpis ima snagu svojeručnog potpisa neće biti dovoljna za ispunjenje zakonske forme ugovora.

Kvalifikovani elektronski potpis u praksi

Pošto ćemo se u nastavku detaljnije baviti pitanjem koji pravni poslovi se  mogu/moraju preduzimati elektronskim putem, podelićemo  pravne poslove u tri kategorije:

  • radnje za koje nikako ne možete upotrebljavati kvalifikovani el. potpis,
  • radnje za koje možete – upotreba je pogodnost, ali nije neophodna,
  • radnje koje morate preduzeti u elektronskoj formi, upotrebom kvalifikovanog el. potpisa.

U sva tri slučaja u pitanju su primeri. Drugim rečima, ova podela ne obuhvata sve pravne poslove,  već samo one sa kojima se najčešće susrećemo u praksi.

1) Situacije u kojima nije dozvoljena upotreba kvalifikovanog elektronskog potpisa

Svi pravni poslovi kojima se vrši prenos prava svojine na nepokretnostima (ili se ustanovljavaju druga stvarna prava na nepokretnostima) zahtevaju svojeručni potpis. Dakle, kada idete kod javnog beležnika da overite ugovor o kupoprodaji stana, očekujte staromodnu proceduru. Čak i ako se umesto kupoprodaje radi o poklonu, treba da znate da je za zaključenje ugovora o poklonu nepokretnosti neophodan svojeručan potpis ugovornih strana koje moraju biti prisutne na overi lično ili putem punomoćnika, te ni kvalifikovani el. potpis i dalje nije ravnopravna zamena.

Zatim, kvalifikovani el. potpis nećete moći da koristite za ugovore iz oblasti naslednog i porodičnog prava. To znači da tipični ugovori naslednog prava, kao što su ugovor o ustupanju i raspodeli imovine za života, ugovor o doživotnom izdržavanju, sporazumi u vezi sa nasleđivanjem, ili izjave stranaka u postupku raspravljanja zaostavštine – takođe ne mogu biti potpisani kvalifikovanim el. potpisom. Isto važi i za ugovore kojima se uređuju imovinski odnosi između bračnih drugova, kao i ugovori o raspolaganju imovinom lica kojima je oduzeta poslovna sposobnost.

Nažalost, postoje i slučajevi u kojima nije moguće korisiti kvalifikovani el. potpis iz drugih razloga – a to je neusklađenost pravnih propisa, što se naročito može primetiti u oblasti radnog prava. O sivoj zoni između propisa o radu i Zakona, pisali smo u ranijem blogu – Vodič za poslodavce: elektronsko potpisivanje dokumenata iz radnog prava.

2) Situacije u kojima možete koristiti kvalifikovani elektronski potpis

Među kategoriju u pogledu primene kvalifikovanog el. potpisa čine i poslovi eUprave. U pitanju su pravni poslovi koje još uvek možete preduzeti podnošenjem papirne dokumentacije, ali su paralelno s njima u upotrebi i elektronski servisi, čija se primena podstiče.

eUprava je najviše uočljiva i ujedno najvažnija pogodnost upotrebe kvalifikovanog el. potpisa. Zamislite da je sajt, kojem ste pristupili putem svog računara ili mobilnog telefona, šalter nekog državnog organa ili institucije. Sve se više ide ka tome da, kada nam bude trebala neka usluga u nadležnosti uprave, nećemo zaista morati da idemo na šalter i gubimo vreme čekajući u redu.

Najpre, možete podnositi poreske prijave Poreskoj upravi elektronskim putem. Naravno, ukoliko to radite u svojstvu fizičkog lica, nema smetnji da to učinite i fizički, sa papirnom dokumentacijom. Međutim, to ne važi i za privredne subjekte koji su u obavezi da određene poreske prijave podnose elektronskim putem. Kvalifikovano el. potpisivanje primenjivaćete i prilikom podnošenja zahteva za e-dozvolu u oblasti građevine, pristupa internet šalteru Republičke agencije za elektronske komunikacije i Centralnog sistema za elektronsku obradu i skladištenje primeraka matičnih knjiga u elektronskom obliku. Kvalifikovani el. potpis možete primenjivati i u poslovanju sa Upravom carina, podnošenjem izveštaja o poslovanju emitenata hartija od vrednosti.

Pored toga, kvalifikovani el.  potpis Vam može biti koristan kod osnivanja firme u Srbiji. Naime, kada je osnivački akt u elektronskom obliku, članova društva ne moraju da odlaze kod notara i overavaju svoje svojeručne potpise, već mogu da koriste svoje kvalifikovane el. potpise u tu svrhu. Uslov za korišćenje ove pogodnosti je da se osnivačkim aktom ne prenose prava na nepokretnostima jer se na nepokretnosti uvek primenjuje poseban režim, kako smo već objasnili ranije.

3) Situacije u kojima ste obavezni da koristite kvalifikovani elektronski potpis

Najzad, tu je i treća kategorija poslova, ona za koju je upotreba kvalifikovanog el. potpisa neophodna.

U ovu grupu pravnih poslova spadaju npr. finansijski izveštaji, koji se Agenciji za privredne registre još od 2015. godine obavezno podnose u elektronskoj formi, potpisani kvalifikovanim el. potpisom zakonskog zastupnika društva. Pored toga, kvalifikovani el. potpis će Vam biti potreban i za registraciju stvarnog vlasnika privrednog društva ili druge organizacije. Konačno, kao što smo pomenuli, Poreska uprava zahteva da određene prijave za privredne subjekte budu podnete putem portala e-Porezi, što iziskuje upotrebu kvalifikovanog el. potpisa, odnosno kvalifikovanog elektronskog sertifikata.

Šta je potrebno za kvalifikovani elektronski potpis?

Da biste mogli da sa svog računara potpisujete dokumente elektronskim putem, najpre je potrebno da pribavite sertifikat za kvalifikovani el. potpis, tj. kvalifikovani elektronski sertifikat (u daljem tekstu: Sertifikat). Sertifikat izdaje ovlašćeno sertifikaciono telo. Ono ima status posrednika, iliti „treće strana od poverenja”, u elektronskom poslovanju i komunikaciji koja se odvija između Vas i druge strane.

Dakle, Sertifikat predstavlja elektronskog identifikacionog „kontrolora” koji sadrži podatke o izdavaocu Sertifikata i o korisniku Sertifikata. Ovlašćena sertifikaciona tela kojima se možete obratiti radi izdavanja Sertifikata su:

Cena kvalifikovanog el. potpisa , odnosno Sertifikata na kome je zasnovan, varira od jednog do drugog sertifikacionog tela, s obzirom na to da postoje važne razlike u njihovom korišćenju. Za koje konkretno telo ćete se opredeliti, stvar je Vaših potreba i preferencija. Ali, u svakom slučaju, ne zaboravite da se o uslovima izdavanja Sertifikata i njegovog korišćenja informišete barem putem gore linkovanih sajtova.

Na primer, jedna od specifičnosti Sertifikata koji je izrađen od strane sertifikacionog tela MUP-a, jeste da njega besplatno može dobiti svaki građanin RS koji poseduje važeču ličnu kartu sa čipom, izdatu nakon 18.8.2014. godine. Cela procedura traje samo nekoliko minuta, a neophodne dokumente korisnik potpisuje na licu mesta.

S druge strane, prednost sertifikacionih tela Pošte i Privredne komore Srbije se sastoji u tome što ova sertifikaciona tela izdaju Sertifikate i nerezidentima, odnosno licima koja nemaju ličnu kartu RS, niti JMBG, a Sertifikat im je neophodan npr. za preduzimanje određenih radnji pred Agencijom za privredne registre (kako smo i pisali u odeljku 3) Situacije u kojima ste obavezni da koristite kvalifikovani el. potpis). Pored toga, kod ovih sertifikacionih tela postoji mogućnost nabavljanja nosača (medija) elektronskog sertifikata– čitača smart kartice i USB tokena.

Da li možete koristiti kvalifikovani el. potpis bez čitača smart kartica? Da! Od marta 2022. godine Agencija za privredne registre je omogućila korišćenje elektronskog potpisa u klaudu, što znači da potpisnik nije vezan ni za jedan dodatni uređaj prilikom potpisivanja dokumenata elektronskim putem. Jedino što je potrebno za korišćenje ove usluge je da preuzmete mobilnu aplikaciju ConsentID. Kvalifikovani elektronski sertifikat u klaudu izdaje Kancelarija za IT i e-Upravu, bez naknade, a dodatne informacije o tome možete pronaći na njihovom Portalu za elektronsku identifikaciju.

Najnovije: