Od maja 2023. osnivanje firme u Srbiji nije moguće bez kvalifikovanog elektronskog potpisa. Podnošenje finansijskih izveštaja APR-u nije moguće bez njega. Registracija stvarnog vlasnika nije moguća bez njega. Uprkos tome, svake nedelje dobijamo upite od osnivača koji nisu znali da ga trebaju, ili koji nisu razumeli razliku između tri vrste koje postoje.
Ovaj tekst objašnjava koju vrstu elektronskog potpisa Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju predviđa, koja je pravna snaga svake od njih, i za koje konkretne poslove je koji obavezan. Ako razmišljate o osnivanju firme u Srbiji, ovo čitate u pravom trenutku.
Sadržaj
- Šta je elektronski potpis i koje su tri vrste?
- Napredni elektronski potpis: šta garantuje i kako se koristi?
- Kvalifikovani elektronski potpis: kada ga zakon zahteva?
- Za šta se kvalifikovani elektronski potpis mora, može i ne sme koristiti?
- Zaključivanje ugovora elektronskim potpisom: šta važi, a šta ne?
- Elektronski potpis i NDA: može li se potpisati online?
- Pravni okvir: od eIDAS-a do srpskog zakona
- Česta pitanja o elektronskom potpisu u Srbiji
- Zaključak: koji potpis vam treba i kada ga pribaviti?
Šta je elektronski potpis i koje su tri vrste?
Elektronski potpis je skup podataka u elektronskom obliku koji zajedno potvrđuju sadržinu dokumenta i identitet lica koje ga je potpisalo.
Ono što mnogi ne znaju: taj potpis može biti i mail signatura sa vašim imenom i pozicijom, i biometrijski potpis na ekranu kurirske službe, i složeni kriptografski mehanizam izdat od državno ovlašćenog tela. Sva tri su elektronski potpisi u određenom smislu, ali je razlika među njima ogromna.
Srpski Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja poznaje tri vrste, uređene po stepenu sigurnosti:
- Običan elektronski potpis: najjednostavniji, bez garancije identiteta potpisnika
- Napredni elektronski potpis: garantuje identitet i neizmenjenost dokumenta
- Kvalifikovani elektronski potpis: specijalna vrsta naprednog, zasnovana na sertifikatu ovlašćenog tela. Zakon ga izjednačava sa svojeručnim potpisom na papiru.
Svaki od ova tri ima dovoljnu pravnu snagu da predstavlja dokaz da je neka radnja preduzeta. Međutim, samo kvalifikovani potpis može da zameni svojeručni u svim situacijama gde zakon ne propisuje drukčije.
Napredni elektronski potpis: šta garantuje i kako se koristi?
Napredni elektronski potpis mora istovremeno da zadovolji tri uslova: na jedinstven način identifikuje potpisnika i povezuje ga sa potpisom, kreiran je koristeći podatke koje potpisnik drži pod svojom isključivom kontrolom, i povezan je sa sadržajem dokumenta tako da se može utvrditi bilo koja naknadna izmena.
U praksi, to znači da potpis ne može biti kopiran i ponovo upotrebljen. Garantuje se da dokument nije izmenjen od trenutka potpisivanja. Stranica ne može biti zamenjena, datum potpisivanja je vidljiv i nepromenljiv, parafi na svakoj stranici nisu potrebni.
DocuSign sa ID verifikacijom, Adobe Sign sa autentifikacijom i slični softveri smatraju se naprednim elektronskim potpisima. Mogu se koristiti za većinu komercijalnih ugovora. Nisu dovoljni za registraciju pred APR i podnošenje finansijskih izveštaja.
Kvalifikovani elektronski potpis: kada ga zakon zahteva?
Kvalifikovani elektronski potpis se ne može preuzeti online. Zahtev se podnosi jednom od zvaničnih sertifikacionih tela ovlašćenih u Srbiji, a pribavljanje sertifikata zahteva lično prisustvo. Ovo je praktičan problem za strane osnivače koji ne borave u Srbiji.
Postoji rešenje. Advokati su ovlašćeni da sopstvenim kvalifikovanim elektronskim potpisom potpišu osnivački akt prethodno overen od strane javnog beležnika, čime taj osnivački akt dobija elektronski oblik i pogodan je za registraciju pred APR. Detalji ovog postupka opisani su u tekstu o otvaranju firme online u Srbiji.
Zašto ne može napredni? Zato što zakon za određene pravne radnje izričito propisuje kvalifikovani potpis. Napredni je dovoljan za ugovore gde strane same biraju formu. Nije dovoljan gde država propisuje formu.
Za šta se kvalifikovani elektronski potpis mora, može i ne sme koristiti?
Kada je kvalifikovani potpis obavezan
Finansijski izveštaji se Agenciji za privredne registre od 2015. godine podnose isključivo u elektronskoj formi, potpisani kvalifikovanim elektronskim potpisom zakonskog zastupnika. Bez njega APR ne prihvata podnošenje. Za registraciju osnivanja firme, sva dokumentacija od maja 2023. mora biti u elektronskoj formi. Registracija stvarnog vlasnika privrednog društva u Centralnom registru stvarnih vlasnika koji vodi APR takođe zahteva kvalifikovani elektronski potpis direktora.
Servisi eUprave dostupni su u punom obimu jedino korisnicima koji imaju kvalifikovani sertifikat. To uključuje podnošenje poreskih prijava, pristup portalima državnih organa i sve poslove koji su se ranije obavljali na šalterima.
Kada je korišćenje korisno, ali nije obavezno
Većina komercijalnih ugovora ne zahteva formu, što znači da kvalifikovani potpis nije neophodan: dovoljan je napredni, ili usmeni sporazum.
Kada ni kvalifikovani potpis nije dovoljan
Svi pravni poslovi kojima se vrši prenos prava svojine na nepokretnostima ili se ustanovljavaju druga stvarna prava na nepokretnostima zahtevaju svojeručni potpis. Kad idete kod javnog beležnika da overite ugovor o kupoprodaji stana, nema elektronskog rešenja. Ovo važi i za poklon nepokretnosti.
Nasledni i porodično-pravni poslovi, kao i akti koji po zakonu moraju biti u obliku javnobeležničkog zapisa ili solemnizovane isprave, takođe isključuju elektronsku formu. Ni kvalifikovani potpis ne može da zameni prisustvo strana pred notarom u ovim slučajevima.
Zaključivanje ugovora elektronskim potpisom: šta važi, a šta ne?
Ugovor može da se zaključi usmenim putem. Zakon o obligacionim odnosima kao opšte pravilo predviđa da zaključenje ugovora ne podleže formi, osim ako je zakonom drukčije predviđeno. Čuvena odredba po kojoj se elektronski dokument ne može osporiti samo zbog toga što je u elektronskoj formi odnosi se na sve tri vrste potpisa.
Međutim, za dokazivanje ko je potpisao ugovor, forma je ključna. Ako vam je cenu potvrdio neko sa privatne Gmail adrese, a ne sa domenskog mejla kompanije, klijent može da negira postojanje ugovora. Hoće li sud to prihvatiti zavisi od slučaja, ali rizik je realan.
Praktičan savet: za B2B ugovore viših vrednosti koristite napredni elektronski potpis. Za registracione i zakonski propisane radnje pred državnim organima, jedino dolazi u obzir kvalifikovani elektronski potpis.
Elektronski potpis i NDA: može li se potpisati online?
Da. Ugovor o poverljivosti (NDA) ne zahteva posebnu formu po zakonu, što znači da se može zaključiti elektronski i potpisati bilo kojom vrstom elektronskog potpisa. Napredni je preporučljiv zbog dokazivosti identiteta potpisnika. Kvalifikovani garantuje najveću sigurnost.
Ista logika važi za pismo o namerama, ugovore o saradnji, licencne ugovore i većinu komercijalnih ugovora koji ne prenose pravo svojine na nepokretnostima i ne spadaju među zakonom formalizovane.
Pravni okvir: od eIDAS-a do srpskog zakona
Pravni okvir u Srbiji oslanja se na tri stuba. eIDAS Direktiva EU iz 2016. uspostavila je jedinstven evropski standard za elektronske potpise. Srbija je 2017. donela sopstveni zakon po uzoru na nju. Za međunarodne transakcije sa SAD relevantno je i poznavanje E-Sign Act-a iz 2000. koji uređuje prihvatanje elektronskih potpisa u federalnom pravu SAD.
Pre eIDAS-a, Srbija je imala Zakon o elektronskom potpisu iz 2004. koji je držao korak sa tadašnjim standardima, ali nije predviđao trostepenu klasifikaciju potpisa koja danas postoji.
Česta pitanja o elektronskom potpisu u Srbiji
Može li firma imati sopstveni elektronski potpis?
Ne. Elektronski potpis je uvek potpis fizičkog lica. Firma stiče prava i obaveze potpisom fizičkog lica ovlašćenog za zastupanje, obično direktora. Direktor potpisuje sopstvenim elektronskim potpisom u ime firme. Sama firma ne može imati elektronski potpis.
Koliko traje pribavljanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata?
Procedura obično traje od nekoliko dana do nedelju dana, zavisno od sertifikacionog tela i ažurnosti podnosioca. Zahtev se podnosi lično.
Može li stranac da osnuje firmu u Srbiji bez dolaska u Srbiju?
Da, uz angažovanje advokata. Advokati su ovlašćeni da sopstvenim elektronskim potpisom potpišu dokumente klijenta, čime ih pretvaraju u elektronski prihvatljiv oblik za APR. Detalji su opisani u tekstu o privremenom boravku za strance i osnivanju firme.
Da li elektronski potpis važi za ugovor o radu?
Zakon o radu propisuje da se ugovor o radu zaključuje u pisanom obliku, u tri primerka. Ovo u praksi znači da je papirna forma obavezna. Elektronsko potpisivanje dokumenata iz radnog prava je složeno i sadrži otvorena pitanja. Detaljnu analizu možete pročitati u tekstu o elektronskom potpisivanju dokumenata iz radnog prava.
Može li se ugovor o poklonu nepokretnosti potpisati elektronskim potpisom?
Ne. Ugovor o poklonu nepokretnosti zahteva svojeručni potpis ugovornih strana i overu kod javnog beležnika. Ni kvalifikovani elektronski potpis nije dovoljan za prenos prava na nepokretnostima.
Zaključak: koji potpis vam treba i kada ga pribaviti?
Običan elektronski potpis je dovoljan za brzu, neobavezujuću komunikaciju. Napredni pokriva većinu komercijalnih ugovora. Kvalifikovani je uslov za svaki formalni pravni posao pred državnim organima.
Za preduzetnike i osnivače firmi u Srbiji, kvalifikovani elektronski sertifikat nije opcija, nego preduslov. Bez njega se ne može ni podneti registraciona prijava, ni dostaviti finansijski izveštaj, ni pristupiti eUpravi.
Ako ste u fazi planiranja osnivanja, počnite sa pribavljanjem sertifikata pre nego što odredite datum registracije. Za celokupan pregled procesa osnivanja, troškova i vremenskog okvira dostupan je vodič za osnivanje firme u Srbiji 2026.
Za pitanja o IT pravu i elektronskim dokumentima dostupna je IT pravna praksa Zunic Law.
O autorima
