VODIČ ZA POSLODAVCE: ELEKTRONSKO POTPISIVANJE DOKUMENATA IZ RADNOG PRAVA

23.
Nov 2021.

elektronsko potpisivanje dokumenata

Iako se veliki deo poslovanja obavljao online i pre pandemije korona virusa, sigurni smo da je upravo pandemija pokazala da većina poslova može da se obavlja na daljinu i dodatno stavila u fokus elektronsko potpisivanje dokumenata. Ako se već rad nesmetano i redovno obavlja putem interneta, da li onda poslodavci i zaposleni mogu i da zaključe ugovor o radu online? Ako želite da povećate iznos zarade Vašem zaposlenom koji radi od kuće, da li aneks ugovora o radu možete da potpišete elektronskim potpisom?

Kako smo ranije pisali, Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (dalje: Zakon o elektronskom dokumentu) u primeni je već nekoliko godina i nesumnjivo je da elektronsko potpisivanje dokumenata polako ali sigurno zauzima svoje mesto u svakodnevici brojnih poslodavaca i zaposlenih u Srbiji.

Međutim, neusklađenost propisa kao i sporna mišljenja i nerazumevanje od strane nadležnih organa dovode nas u situaciju da ne možemo da koristimo sve pogodnosti koje nam zakonski stoje na raspolaganju.

1. Neusklađenost propisa

Zakonom o elektronskom dokumentu predviđeno je da se elektronski dokument izrađuje primenom jedne od dostupnih i upotrebljivih informaciono komunikacionih tehnologija, kao i da mu se ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku. Na taj način, Zakon po pitanju punovažnosti, dokazne snage i pisane forme izjednačava elektronski dokument sa dokumentom koji je potpisan svojeručno.

Ovo se odnosi isključivo na elektronski dokument koji je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, a ne bilo kojim elektronskim potpisom.

Osnovni princip predviđen Zakonom o obligacionim odnosima koji se tiče forme u kojoj ugovori moraju da budu zaključeni predviđa da zaključenje ugovora ne podleže nikakvoj formi, osim ako je zakonom drugačije predviđeno.

Jasno je da postoje pravni poslovi za koje zakon predviđa posebnu formu, pa za njihovo potpisivanje nikako ne možete koristiti elektronski potpis. Na primer, prilikom kupovine stana, ne možemo očekivati elektronsko potpisivanje dokumenata umesto odlaska kod beležnika i svojeručnog potpisivanja ugovora.

S druge strane, u Srbiji već godinama postoje poslovi koji se isključivo vrše elektronskim potpisivanjem. Primer za to je podnošenje redovnih finansijskih izveštaja pred APR-om.

Ipak, radnopravna oblast nije tako jasno regulisana kada je u pitanju elektronsko potpisivanje dokumenata, pa se u praksi javljaju otvorena pitanja potpisivanja:

  • Ugovora o radu,
  • Ugovora kojima se ne zasniva radni odnos (npr. ugovor o privremenim i povremenim poslovima),
  • Svih dokumenata za kojima se javi potreba tokom radnog odnosa (npr. rešenje o godišnjem odmoru),
  • Pa sve do onih koji su relevantni kada dođe do prestanka radnog odnosa (npr. rešenje o otkazu ugovora o radu).

Advokati specijalizovani za oblast radnog prava svakodnevno se susreću sa pitanjima poslodavaca koji su, u želji da modernizuju svoje poslovanje i liše ga birokratske forme, zainteresovani da li ove dokumente mogu da potpisuju elektronski, da li su elektronski potpisani dokumenti pravno valjani, kao i koje bi bile pravne posledice i rizici koji se odnose na elektronsko potpisivanje dokumenata.

2. Zakon o radu i pisana forma

elektronski potpis, elektronsko potpisivanje dokumenata

Zakon koji reguliše radne odnose na jedinstven način, Zakon o radu, poslednju reviziju doživeo je 2018. godine i ne sadrži odredbe koje se odnose na elektronsko potpisivanje dokumenata povezanih sa radnim odnosima.

Iz odredaba Zakona o radu jasno proističe da papirni, štampani oblik dokumenata, ima apsolutni primat u odnosu na izuzetno dozvoljen elektronski oblik.

Slede neki od primera:

  • Ugovor o radu zaključuje se pre stupanja zaposlenog na rad u pisanom obliku i to u tri primerka.
  • Zaposlenom se u pisanom obliku dostavlja-uručuje se rešenje o ostvarivanju prava, obaveza i odgovornosti, sa obrazloženjem i poukom o pravnom leku – ovde se misli na aneks ugovora o radu, rešenje o umanjenju zarade, rešenje o otkazu i na druga rešenja kojima se direktno odlučuje o pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenih.
  • Radni odnos može da prestane na osnovu pisanog sporazuma poslodavca i zaposlenog.
  • Otkaz ugovora o radu zaposleni dostavlja-uručuje poslodavcu u pisanom obliku, najmanje 15 dana pre dana koji je zaposleni naveo kao dan prestanka radnog odnosa.

Odredbe o dostavljanju iz Zakona o radu polaze od toga da se svi ovi dokumenti dostavljaju u štampanom obliku čime se otklanja mogućnost da se dostave u elektronskom obliku. Naime, propisano je da se rešenje o otkazu mora dostaviti zaposlenom lično u prostorijama poslodavca, odnosno poštom sa povratnicom ukoliko prethodno nije moguće, a u slučaju da se ni tako ne može uručiti postavlja se na oglasnu tablu poslodavca.

a. Svetli izuzeci u Zakonu o radu

Zakon o radu predviđa samo dva izuzetka, dva dokumenta koji zasigurno mogu da budu i u elektronskoj formi. To su rešenje o korišćenju godišnjeg odmora i obračun zarade.

Međutim, na zahtev zaposlenog poslodavac je u obavezi da zaposlenom dostavi rešenje o korišćenju godišnjeg odmora i u štampanoj formi. Dakle, i ova navodna pogodnost potpuno se obesmišljava, jer se stavlja u diskreciju zaposlenog da i za ovaj dokument traži „papir“.

b. Zašto je pravilo u Zakonu o radu sporno?

Ono što posebno zabrinjava jeste činjenica da Zakon o radu očigledno pravi razliku između štampanog i elektronskog oblika, dok istovremeno podrazumeva da je  pisana forma zapravo štampana forma.

elektronsko potpisivanje dokumenata

Ukoliko Zakon o elektronskom dokumentu izjednačava štampani i elektronski dokument po pitanju punovažnosti, kako onda Zakon o radu svojim odredbama može da osporava ovu jednakost?

Naše je stanovište i razumevanje da ako se za punovažnost nekog dokumenta zahteva štampana forma, morao bi da bude prihvaćen i dokument koji je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom.

Međutim, imajući u vidu zakonske odredbe, kao i mišljenja nadležnih organa, za sada bi zaista bilo sporno da li bi elektronski dokument potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, koji je poslat mejlom u PDF formatu ispunjavao kriterijume pisanog oblika iz Zakona o radu.

Dodatni problem je što Zakon o radu pisanu formu pogrešno poistovećuje sa štampanom formom. Do ovog zaključka dolazimo jer Zakon o radu izuzetno dozvoljava da samo dva dokumenta budu u elektronskoj formi, dok za većinu ostalih zahteva pisanu, dakle ne-elektronsku = štampanu formu.

3. Sporni stavovi nadležnih organa

Ovo potpuno pogrešno tumačenje iz Zakona potvrđuje i Ministarstvo, unoseći dodatnu konfuziju.

Stavovi nadležnih organa nepromenjeni su već duži niz godina i idu u pravcu obaveznog zaključivanja ugovora o radu i druge radnopravne dokumentacije u štampanoj formi, iako je u međuvremenu počeo da se primenjuje novi zakon, a digitalizacija se svesrdno promoviše.

Ministarstvo za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja, Sektor za rad, dalo je mišljenje broj 011-00-606/2015-02 još 18.6.2015. godine da:

„…kada se rešenje o korišćenju godišnjeg odmora dostavlja zaposlenom u elektronskoj formi, mišljenja smo da ono treba da se dostavi skenirano u elektronskoj formi, a ne da se bez potpisa i pečata pošalje zaposlenom u elektronskoj formi. Takođe, potrebno je da poslodavac obezbedi dokaz da je zaposlenom uručio rešenje elektronskim putem, odnosno da je zaposleni primio i pročitao imejl.“

Ministarstva za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja, dalo je Mišljenje br. 011-00-468/2020-02 dana 25.1.2021. godine kojim se izričito potvrđuje prethodno rečeno:

„U članu 75. stav 6. Zakona o radu propisano je da rešenje o korišćenju godišnjeg odmora poslodavac može dostaviti zaposlenom u elektronskoj formi, a na zahtev zaposlenog poslodavac je dužan da to rešenje dostavi i u pisanoj formi. Imajući u vidu navedeno, kada se rešenje o korišćenju godišnjeg odmora dostavlja zaposlenom u elektronskoj formi, mišljenja smo, da isto treba da se dostavi skenirano u elektronskoj formi, kao i da poslodavac obezbedi dokaz da je zaposlenom uručio rešenje elektronskim putem, odnosno da je zaposleni primio i pročitao elektronsku poštu. U članu 121. stav 5. Zakona o radu propisano je da se obračun na osnovu koga je isplaćena zarada, odnosno naknada zarade u celosti može dostaviti zaposlenom u elektronskoj formi.“

Problematika ovakvih stavova je u tome što se u potpunosti obesmišljava svrha elektronskog dokumenta i elektronskog potpisa. Prema stavovima koje je Ministarstvo zauzelo stiče se utisak da ono elektronskom formom dokumenta smatra dokument u papirnoj formi koji sadrži potpis i pečat, a koji je potom skeniran!

Dodatnu problematiku predstavlja i to što je poslodavac u obavezi da obezbedi dokaz da je zaposleni zaista primio i pročitao imejl kojim mu je dostavljen skeniran (po tumačenju nadležnih organa – elektronski) dokument. Da li to znači da poslodavac svaki put mora da traži potvrdu prijema mejla od zaposlenog i u slučaju da ovakva potvrda izostane, da bi se smatralo da poslodavac nije ni dostavio dokument zaposlenom?

U smislu važećih propisa, dokument u elektronskoj formi jeste elektronski dokument sa kvalifikovanim elektronskim potpisom. Međutim, nadležni organi, izgleda, ne dele ovo mišljenje.

Ono što je bitno da napomenemo jeste da ova mišljenja nisu obavezujuća, te inspektori mogu i drugačije da postupe u konkretnom slučaju. Međutim, naša praksa i iskustvo pokazali su nam da se inspektori po pravilu pridržavaju ovih stavova, postupajući gotovo uvek na identičan način. Pored toga, na Vama kao poslodavcu bio bi teret dokazivanja činjenice da ste postupili u skladu sa zakonskim odredbama, kao i pokušaj da mu objasnite šta zapravo predstavlja elektronski dokument i elektronski potpis.

4. Potencijalni rizici i posledice

Elektronsko potpisivanje dokumenata iz radnog prava uobičajena je praksa u većini evropskih zemalja, nezavisno od pandemije korona virusa i činjenice da zaposleni danas mnogo češće rade od kuće.

Naš Zakon o elektronskom dokumentu i nama daje mogućnost da se uvrstimo u red zemalja koje koriste pogodnosti elektronskog potpisivanja.

Međutim, i pored toga, kod nas postoje brojni rizici za poslodavce, pre svega jer Zakon o radu nije usklađen sa Zakonom o elektronskom dokumentu, kao i zbog problematičnih mišljenja koja je dalo nadležno Ministarstvo.

U skladu sa važećom zakonskom regulativom, ukoliko biste sada potpisali ugovor o radu sa zaposlenim kvalifikovanim elektronskim potpisom, naše mišljenje je da bi on bio nevažeći. Međutim, to ne bi značilo da radni odnos nije zasnovan, a iz razloga što postoji pravna fikcija da se radni odnos zasniva danom stupanja na rad – bez obzira na to da li je ugovor potpisan. Takav radni odnos bi se smatrao radnim odnosom na neodređeno vreme. To dalje znači da bi bio zaključen radni odnos koji je u potpunosti regulisan odredbama Zakona o radu, a ne ugovorom o radu (jer je isti nevažeći).

Ovo bi značilo sledeće:

elektronsko potpisivanje dokumenata
elektronsko potpisivanje dokumenata

Identična situacija i stepen rizika postojali bi i prilikom potpisivanja nekog od ugovora kojima se ne zasniva radni odnos – kao što je, na primer, ugovor o privremenim i povremenim poslovima ili ugovor o delu.

Ogroman rizik za poslodavca postoji i kod dostavljanja otkazne dokumentacije zaposlenom, s obzirom na to da bi sud u slučaju da Vas zaposleni tuži mogao da zauzme stav da nije ispoštovana formalna procedura propisana Zakonom o radu u pogledu pravilnog dostavljanja zaposlenom, zbog čega zakonitost otkaza može biti dovedena u pitanje. Kada postoje isključivo formalni propusti u sprovođenju procedure davanja otkaza, poslodavac može da bude obavezan da zaposlenom isplati naknadu štete u visini do 6 zarada zaposlenog.

Smatramo da bi novim izmenama i dopunama Zakona o radu morala da bude uključena odredba koja dozvoljava da svi dokumenti koji mogu da se zaključe u štampanoj formi mogu da budu zaključeni i u elektronskoj formi, a sve u skladu sa odredbom Zakona o elektronskom dokumentu koja predviđa da elektronskom dokumentu ne može da se ospori punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku. Ovakve izmene i dopune Zakona o radu bile bi osnov da Ministarstvo donese drugačije mišljenje i da se na taj način uvede pravna sigurnost.

5. Čuvanje ugovora u elektronskoj formi

Prema Zakonu o radu postoji obaveza poslodavca da ugovor o radu, odnosno drugi ugovor u skladu sa zakonom ili njihovu kopiju drži u sedištu ili drugoj poslovnoj prostoriji poslodavca ili na drugom mestu, u zavisnosti od toga gde zaposleni ili drugi radno angažovani obavlja rad. To praktično znači da biste u slučaju posedovanja dokumenta u elektronskoj formi bili dužni da držite i kopije elektronskih dokumenata, kako biste ispunili zakonske obaveze. Svako štampanje elektronskog dokumenta smatralo bi se njegovom kopijom, a da bi kopija bila punovažna, potrebno je da je dokument štampan pod nadzorom ovlašćenog lica, da je naznačeno i potvrđeno da su elektronska i štampana forma istovetne, kao i da postoji pečat i potpis ovlašćenog lica.

Ukoliko poslodavac ne ispuni navedenu zakonsku obavezu, može odgovarati za prekršaj, za koji je zaprećena novčana kazna u rasponu od 400.000 dinara do 1 milion dinara.

Nesumnjivo je da postoje veliki rizici i neizvesnost za poslodavce ukoliko se odluče za elektronsko potpisivanje dokumenata iz radnog prava, s obzirom na to da postoji neusklađenost propisa i nerazumevanje nadležnih organa. U ovom trenutku se ostavlja na samostalnu procenu svakom pojedinom poslodavcu da li je spreman da snosi rizik i u cilju pojednostavljenja procedura potpiše ugovor o radu (ili bilo koji drugi radnopravni dokument) kvalifikovanim elektronskim potpisom.

Naša procena je da je ovo sa sadašnjim stanjem zakonodavstva prevelik rizik, i pored toga što radni odnos isključivo posmatramo kao odnos poverenja i poštovanja između poslodavca i zaposlenog.

Najnovije:

NEWSLETTER

Budite u toku sa najvažnijim informacijama