Poslodavac potpiše ugovor o radu kvalifikovanim elektronskim potpisom. Zaposleni potpiše. Radni odnos počne. Sve izgleda uredno. A onda dođe inspekcija i konstatuje da ugovor nije potpisan u skladu sa Zakonom o radu jer nije u štampanoj formi. Taj scenario nije teorijski. On se dešava.
Problem nije u želji poslodavaca da modernizuju poslovanje, niti u mogućnostima koje Zakon o elektronskom dokumentu pruža. Problem je u tome što Zakon o radu i Zakon o elektronskom dokumentu nisu usklađeni, i što Ministarstvo za rad već godinama daje mišljenja koja de facto poriču smisao elektronskog dokumenta. Ovaj tekst prati tu neusklađenost tačku po tačku i daje procenu rizika za poslodavce. Za opšti uvod u vrste elektronskog potpisa i njihovu pravnu snagu pogledajte blog o elektronskom potpisu u Srbiji.
Sadržaj
Neusklađenost propisa: u čemu je problem?
Zakon o elektronskom dokumentu predviđa da se elektronski dokument izrađuje primenom dostupnih informaciono-komunikacionih tehnologija i da mu se ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku. Ovaj zakon je dostupan na Paragraf.rs. Ovo se odnosi isključivo na dokument potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, ne bilo kojim elektronskim potpisom.
Zakon o obligacionim odnosima kao opšte pravilo predviđa da zaključenje ugovora ne podleže nikakvoj formi, osim ako je zakonom drugačije predviđeno. Za velik deo komercijalnih ugovora to znači slobodu forme.
Radnopravna oblast je drugačija. Zakon o radu ne sadrži odredbe kojima bi elektronsko potpisivanje dokumenata u radnom pravu bilo precizno regulisano, a tamo gde zahteva pisanu formu, u praksi se to tumači kao štampana forma.
Analogija koja pokazuje problem: zamislite da Zakon o građevinarstvu zahteva da projekat bude dostavljen u „pisanoj formi", a nadležni organ insistira da „pisana forma" znači isključivo na papiru, iako drugi zakon eksplicitno izjednačava papirnu i elektronsku formu. U radnom pravu je ta situacija realna.
Poslovi koji se eksplicitno ili praktično isključuju iz elektronske forme obuhvataju ugovor o radu, ugovore kojima se ne zasniva radni odnos (privremeni i povremeni poslovi, ugovor o delu), sva rešenja koja se dostavlja tokom radnog odnosa (odsustva, umanjenje zarade, otkaz), kao i otkaznu dokumentaciju.
Zakon o radu: šta piše o pisanoj formi?
Iz odredaba Zakona o radu proističe da papirni, štampani oblik ima apsolutni primat.
Ugovor o radu zaključuje se pre stupanja zaposlenog na rad u pisanom obliku, u tri primerka. Zaposlenom se u pisanom obliku dostavlja rešenje o ostvarivanju prava, obaveza i odgovornosti, sa obrazloženjem i poukom o pravnom leku. Tu se podrazumeva aneks ugovora o radu, rešenje o umanjenju zarade, rešenje o otkazu i sva druga rešenja kojima se odlučuje o pravima, obavezama i odgovornostima zaposlenih. Radni odnos može da prestane na osnovu pisanog sporazuma. Otkaz ugovora o radu zaposleni dostavlja poslodavcu u pisanom obliku, najmanje 15 dana unapred.
Odredbe o dostavljanju polaze od toga da se ovi dokumenti dostavljaju u štampanom obliku. Rešenje o otkazu se mora dostaviti zaposlenom lično u prostorijama poslodavca, a ako to nije moguće, poštom sa povratnicom. Ako se ni tako ne može uručiti, ističe se na oglasnu tablu. Elektronska dostava za ovu proceduru nije predviđena.
Dva izuzetka
Zakon o radu predviđa samo dva dokumenta koji zasigurno mogu biti u elektronskoj formi: rešenje o korišćenju godišnjeg odmora i obračun zarade.
Međutim, na zahtev zaposlenog poslodavac je dužan da rešenje o korišćenju godišnjeg odmora dostavi i u štampanoj formi. Dakle, i ova pogodnost se stavlja u diskreciju zaposlenog, čime se faktički obesmišljava.
Zašto je ovo pravilo sporno?
Zakon o radu pravi razliku između pisane i elektronske forme, dok istovremeno podrazumeva da „pisana forma" znači „štampana forma". Ako Zakon o elektronskom dokumentu izjednačava pisani i elektronski dokument po pitanju punovažnosti, kako onda Zakon o radu može da ospori tu jednakost?
Naše stanovište je da ako se za punovažnost nekog dokumenta zahteva štampana forma, mora biti prihvaćen i dokument potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom. Međutim, imajući u vidu zakonske odredbe i mišljenja nadležnih organa, to je za sada sporno.
Mišljenja Ministarstva za rad: šta su rekli i zašto je to problem?
Stavovi nadležnih organa nepromenjeni su već godinama i idu u pravcu obaveznog zaključivanja ugovora o radu i druge radnopravne dokumentacije u štampanoj formi.
Ministarstvo za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja, Sektor za rad, dalo je mišljenje broj 011-00-606/2015-02 od 18.6.2015. godine:
„Kada se rešenje o korišćenju godišnjeg odmora dostavlja zaposlenom u elektronskoj formi, mišljenja smo da ono treba da se dostavi skenirano u elektronskoj formi, a ne da se bez potpisa i pečata pošalje zaposlenom u elektronskoj formi. Takođe, potrebno je da poslodavac obezbedi dokaz da je zaposlenom uručio rešenje elektronskim putem, odnosno da je zaposleni primio i pročitao imejl."
Ministarstvo je potvrdilo ovo stanovište Mišljenjem br. 011-00-468/2020-02 od 25.1.2021. godine, dodajući da se dokument smatra uručenim kada zaposleni potvrdi prijem mejla.
Problem je očigledan. Ministarstvo pod „elektronskim dokumentom" podrazumeva skeniran papirni dokument sa pečatom i potpisom, a ne elektronski dokument potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom. Ovo potpuno obesmišljava pravila propisana Zakonom o elektronskom dokumentu.
Dodatni teret: poslodavac mora da dokaže da je zaposleni zaista primio i pročitao mejl. To znači da svaki put treba da pribavi potvrdu prijema. U slučaju da ta potvrda izostane, ostaje nerazjašnjeno da li je dostava uopšte izvršena.
Koji su konkretni rizici za poslodavca?
Ukoliko biste danas potpisali ugovor o radu sa zaposlenim kvalifikovanim elektronskim potpisom, naše mišljenje je da bi on bio nevažeći. To, međutim, ne bi značilo da radni odnos nije zasnovan.
Postoji pravna fikcija da se radni odnos zasniva danom stupanja na rad, bez obzira na to da li je ugovor potpisan. Takav radni odnos bi se smatrao radnim odnosom na neodređeno vreme, regulisan isključivo odredbama Zakona o radu, a ne odredbama ugovora koji je nevažeći.
Praktične posledice su ozbiljne:
- Ukoliko ste ugovorom predvideli probni rad, on ne bi važio.
- Ukoliko ste ugovorom predvideli posebne obaveze zaposlenog koje Zakon o radu eksplicitno ne uređuje, te odredbe ne bi važile.
- Ukoliko ste ugovorom ograničili pravo na veću zaradu od zakonskog minimuma, to ograničenje ne bi važilo.
Ista situacija i isti stepen rizika postoje kod ugovora kojima se ne zasniva radni odnos: ugovor o privremenim i povremenim poslovima, ugovor o delu.
Posebno visok rizik postoji kod dostavljanja otkazne dokumentacije. Sud može zauzeti stav da nije ispoštovana formalna procedura propisana Zakonom o radu u pogledu pravilnog dostavljanja, zbog čega zakonitost otkaza može biti dovedena u pitanje. Kada postoje isključivo formalni propusti u proceduri davanja otkaza, poslodavac može biti obavezan da zaposlenom isplati naknadu štete u visini do 6 zarada.
Čuvanje ugovora u elektronskoj formi: šta zakon zahteva?
Prema Zakonu o radu, poslodavac je dužan da ugovor o radu, ili drugu vrstu ugovora u skladu sa zakonom, drži u sedištu ili drugoj poslovnoj prostoriji, zavisno od mesta na kome zaposleni obavlja rad.
Ako bi dokument bio u elektronskoj formi, poslodavac bi bio dužan da drži kopije elektronskih dokumenata. Svako štampanje elektronskog dokumenta smatra se kopijom. Da bi ta kopija bila punovažna, mora biti štampana pod nadzorom ovlašćenog lica, sa naznakom i potvrdom da su elektronska i štampana forma istovetne, i sa pečatom i potpisom ovlašćenog lica.
Ako poslodavac ne ispuni ovu obavezu, može odgovarati za prekršaj. Novčana kazna za ovaj prekršaj propisana je u rasponu od 400.000 do 1.000.000 dinara.
Ukratko: prelazak na elektronsku formu ne ukida obavezu čuvanja. Samo je otežava, jer kopija elektronskog dokumenta u papirnoj formi zahteva posebnu proceduru overe.
Procena rizika i preporučeni pristup
Postoje velike razlike u pravnoj situaciji između različitih dokumenata. Za povećanje zarade ili redovne interne akte bez zakonski propisane posebne forme, rizik je znatno manji. Za ugovor o radu, aneks i otkaznu dokumentaciju, rizik je visok.
Naša procena je da bi u kontekstu važećeg zakonodavstva potpisivanje ugovora o radu i radnopravne dokumentacije elektronskim potpisom, u slučajevima kada to nije eksplicitno dopušteno Zakonom o radu, predstavljalo preuzimanje suvišnog rizika. Smatramo da bi izmene Zakona o radu morale da uključe odredbu koja dozvoljava elektronsku formu za sve dokumente koji se mogu zaključiti u štampanoj formi. To bi izjednačilo ova dva zakona i dalo pravnu sigurnost. Za sada, nije došlo do ovakvih izmena u zakonodavstvu.
Napomena za poslodavce koji osnivaju firmu: uz pitanje radnopravne dokumentacije, kvalifikovani elektronski potpis direktora neophodan je i za registraciju firme pred APR. Ovo je obaveza, ne opcija. Više o tome u vodiču za osnivanje firme u Srbiji.
Zaključak
Elektronsko potpisivanje dokumenata u radnom pravu je tehnički moguće. Pravno, za većinu ključnih radnopravnih dokumenata, to je za sada nepreporučljivo.
Neusklađenost Zakona o radu i Zakona o elektronskom dokumentu, kombinovana sa mišljenjima Ministarstva koja ne odgovaraju savremenom razumevanju elektronskog dokumenta, stvara pravnu nesigurnost koju poslodavci snose na svoju štetu.
Za sva pitanja iz oblasti radnog prava i elektronske forme dokumenata, dostupna je praksa radnog prava Zunic Law.
Česta pitanja
Može li se ugovor o radu potpisati elektronskim potpisom?
Ne, bez rizika. Zakon o radu zahteva pisanu formu, koja se u praksi tumači kao štampana forma. Ugovor o radu potpisan isključivo kvalifikovanim elektronskim potpisom može biti ocenjen kao nevažeći od strane inspekcije ili suda. Radni odnos bi ipak bio zasnovan (pravna fikcija), ali bez odredaba ugovora.
Koji su radnopravni dokumenti bezbedni za elektronsku formu?
Zakon o radu eksplicitno dozvoljava elektronsku formu samo za dve vrste dokumenata: rešenje o korišćenju godišnjeg odmora i obračun zarade. Međutim, zaposleni ima pravo da i za rešenje o godišnjem odmoru zatraži papirnu formu, što u praksi ograničava upotrebnu vrednost ove pogodnosti.
Šta je Ministarstvo reklo o elektronskim dokumentima u radnom pravu?
Ministarstvo za rad zauzelo je stav da se elektronski dokument smatra urednim ako je skeniran papirni dokument sa pečatom i potpisom, dostavljen mejlom, uz potvrdu da ga je zaposleni primio i pročitao. Ovo je pogrešno tumačenje: elektronski dokument je onaj koji je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, a ne skeniran PDF. Ta mišljenja nisu obavezujuća, ali inspektori se po pravilu drže ovakvih stavova.
Kakve su kazne za nepravilno čuvanje radnopravnih dokumenata?
Novčana kazna za neispunjavanje obaveze čuvanja ugovora o radu i prateće dokumentacije iznosi od 400.000 do 1.000.000 dinara. Ova obaveza važi i ako su dokumenti u elektronskoj formi: kopije moraju biti dostupne na mestu obavljanja rada, a papirne kopije elektronskih dokumenata moraju biti overene od ovlašćenog lica.
Kada bi se situacija mogla promeniti?
Izmena Zakona o radu kojom bi se eksplicitno dozvolila elektronska forma za sve radnopravne dokumente rešila bi ovaj problem. Takve izmene su očekivane u kontekstu digitalizacije, ali za sada nisu donete. Do tada, preporučljivo je pratiti stavove nadležnih organa i koristiti elektronsku formu samo za dokumente gde je to nedvosmisleno dopušteno.
O autoru
Recenzija
