Ne postoji druga šansa da se ostavi dobar prvi utisak.
Kako biste privukli kvalitetne kandidate za posao koji će postati pouzdani i posvećeni članovi tima, vaš branding koji razvijate kao poslodavac mora da komunicira najviši stepen profesionalnosti i usklađenosti sa propisima.
Iz tog razloga smo se ovog puta fokusirali na najčešće greške poslodavaca u procesu traženja i prijema novog člana tima.
1. Neinformisanje zaposlenih pre procesa apliciranja
Često se zanemaruje informisanje zaposlenih koje prethodi apliciranju i razgovoru za posao, a upravo to može biti ključno za odnos poverenja između poslodavca i zaposlenog.
Zaposleni će najčešće doći do odluke da aplicira za posao baš kod Vas posetom Vašeg sajta, na osnovu utiska i korisničkog iskustva koje ima kao posetilac sajta, i to pre nego što i vidi uslove za zasnivanje radnog odnosa.
Uslovi korišćenja i politika privatnosti stoga moraju biti formulisani jasno i transparentno, a što će sigurno ostaviti profesionalan utisak i na kandidate za posao i učvrstiti njihovu odluku da apliciraju baš kod Vas.
Ono što dodatno može da motiviše kandidate je trasnparentno objašnjenje procesa selekcije, kako bi kandidati znali šta da očekuju i u šta se upuštaju.
Obaveštavanje kandidata o obradi njihovih podataka tokom procesa selekcije je ključna obaveza koju morate ispuniti u skladu sa propisima o zaštiti podataka o ličnosti. Osim toga, doprinosi još većoj transparetnosti celog procesa, s obzirom da kandidati u svakom trenutku mogu da znaju kako postupate sa njihovim podacima, u koje svrhe, sa kime ih delite i koliko ih čuvate.
Dostupnost informacija kandidatima za posao ključni je preduslov da proces selekcije i zapošljavanja budu sprovedeni na profesionalan način.
2. Intruzivan „background check“ zaposlenih
Nedoumice kod poslodavaca izaziva i pitanje šta sve sme i može da bude predmet background check-a zaposlenih, a primetili smo i česte greške poslodavaca po ovom pitanju.
Generalno, ovo je jedno od pitanja gde najviše dolazi do kolizije između različitih pravnih sistema. Na primer, u USA su pravila dosta liberalnija i definitivno pružaju manji stepen zaštite privatnosti od onih koje važe u EU, uključujući i Srbiju. Zato je ponekad teško objasniti inostranim kompanijama koje žele da posluju u Srbiji da je legalnost background check-a limitirana u Srbiji i EU.
Pored toga, mnoge domaće kompanije koje pružaju usluge inostranim klijentima, prema ugovorima sa klijentima imaju obavezu da sprovedu „background check“ svojih zaposlenih koji će biti angažovani na projektima klijenta. Na žalost, domaće kompanije često ne razmisle o tome da li je ovakva provera zaposlenih uopšte dozvoljena i pristanu na ovakvu ugovornu obavezu. Međutim, kada dođe trenutak da se sprovede provera zaposlenih, dolazi do problema i domaća firma treba da bira između kršenja ugovora sa klijentom ili kršenja prava zaposlenih.
Prema domaćem Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, svaka obrada podataka mora biti zasnovana na pravnom osnovu i mora da postoji svrha obrade. Ukoliko se ti uslovi ne ispune, obrada nije zakonita.
Tako biste za background check svojih zaposlenih morali sebi da postavite oba pitanja – koji je pravni osnov obrade i koja je svrha? Drugačiji odgovori daju drugačija rešenja.
Osim toga, ako se obrada vrši na zahtev inostranog klijenta, bilo bi dobro da se proveri šta se sve podrazumeva pod „background check“. Naime, iskustvo nam je pokazalo da se pod ovom procedurom najčešće podrazumeva nekoliko različitih provera, kao što su provera prethodne osuđivanosti zaposlenog, kreditna sposobnost, provera referenci, provera identiteta, provera podataka o kvalifikacijama i obrazovanju, i slično.
U svakom slučaju, morate biti ekstremno pažljivi prilikom sprovođenja ovakve procedure, s obzirom da prilikom ovakve obrade podataka možete doći u posed posebno osetljivih podataka (kao što su podaci o prethodnoj osuđivanosti), koji uživaju poseban stepen zaštite i čija obrada je dozvoljena samo u izuzetnim situacijama.
3. Postavljanje neadekvatnih pitanja zaposlenom
Kada kandidat aplicira za posao, prođe predviđene krugove selekcije i konačno dođe do live/online razgovora za posao, poslodavci su u dilemi koja pitanja smeju i treba da pitaju kandidate za posao.
Nedozvoljeno je postavljanje pitanja u vezi sa porodičnim i bračnim životom, a posebno u sferi planiranja porodice i uslovljavanja zasnivanja radnog odnosa testom trudnoće. Ovo bi bilo dozvoljeno samo u slučaju da kandidatkinja aplicira za posao na kom postoji znatan rizik za njeno zdravlje i zdravlje deteta, ali i to samo ako je utvrđeno od strane nadležnog zdravstvenog organa, a ne na osnovu procene poslodavca.
U cilju zaštite prava kandidata za posao i zabrane diskriminacije, a u skladu sa odredbama Zakona o zabrani diskriminacije, pitanja koja se odnose na pojedina lična obeležja kao što su godine, verska pripadnost, politička pripadnost i sl, nisu dozvoljena, jer ne mogu da predstavljaju uslov za zasnivanje radnog odnosa.
S druge strane, generalan savet bi bio da se fokusirate na profesionalna pitanja koja se odnose na znanja, veštine, iskustvo i sposobnosti kandidata u vezi sa poslom za koji se prijavio. Na ovaj način će se najbolje očuvati integritet procesa zapošljavanja.
4. (Ne)ravnoteža u različitostima: rodna i druga (ne)ravnopravnost
Formiranje timova različitih struktura zaposlenih jeste izvor za kreativnost, inovacije, nove ideje i perspektive, kao i za povećanu produktivnost, ukoliko se timovima pravilno upravlja. U modernom poslovnom okruženju upravo je ovo jedna od komponenti za povećanje produktivnosti i na kraju, bolju uslugu prema klijentima ili krajnjim potrošačima.
Čest propust poslodavaca je da ne komuniciraju dovoljno transparentno kandidatima za posao da neguju kulturu jednakih mogućnosti za sve zaposlene, zbog čega možda propuste neke sjajne kandidate koji bi postali vredan resurs njihovih timova.
Kako biste kandidate za posao uverili da negujete kulturu uvažavanja i podsticanja različitosti, prezentujte im statističke podatke u vezi sa polnom i starosnom strukturom Vaših zaposlenih, zastupljenosti nacionalnih manjina među Vašim zaposlenima i slično.
Dodatni savet bi bio da već u oglasu za posao kandidatima prezentujete da podstičete različitosti i inkluzivno okruženje, kao i da primenjujete antidiskriminacionu politiku na način što ćete naglsiti da su dobrodošli svi kandidati koji ispunjavaju kriterijume za obavljanje poslova na konkretnom radnom mestu bez obzira na njihovu starosnu dob, pol, versku pripadnost, političko ili sindikalno opredeljenje i slično.
Jedna od mera u cilju obezbeđenja ravnopravnog tretmana žena i muškaraca u oblasti rada, zapošljavanja i samozapošljavanja, kao i negovanja politike jednakih mogućnosti bila je donošenje Zakona o rodnoj ravnopravnosti.
Iako su Vlada, ministarstva i Koordinaciono telo za rodnu ravnopravnost primarno zaduženi za kreiranje, sprovođenje, praćenje i unapređenje politika za ostvarivanje rodne ravnopravnosti verujemo da određena vrsta akcije mora da potekne i sa lokalnog nivoa, odnosno od svakog konkretnog poslodavca.
Upravo u ovom cilju Zakon o rodnoj ravnopravnosti predviđa da poslodavci koji imaju više od 50 zaposlenih i radno angažovanih lica dužni su da određuju i sprovode posebne mere kao i da usvoje odgovarajuće politike i dokumente radi sprovođenja ovih mera.
Nemojte propustiti da se postarate da kandidate za zapošljavanje obavestite o merama koje primenjujete u vezi sa rodnom ravnopravnošću i drugim antidiskriminacionim merama.
5. Nepopunjavanje aplikacionog formulara
Koristan alat u postupku selekcije koji neki poslodavci ne koriste jeste popunjavanje aplikacionog formulara od strane kandidata za zapošljavanje.
U praksi smo uvideli brojne prednosti korišćenja aplikacionog formulara, a samo neke od njih su:
- „Filtriranje“ kandidata – već na osnovu aplikacionog formulara u kojem se nalaze sve neophodne informacije na jednom mestu možete odlučiti da li će kandidat ući u uži izbor ili ne;
- Sve na jednom mestu – Dobićete sve relevantne informacije i imaćete ih na jednom mestu što će olakšati sastavljanje ugovora o radu i druge dokumentacije koja je neophodna prilikom zasnivanja radnog odnosa;
- Predvidivost – Proces selekcije će biti standardizovan;
- Dokaz u slučaju spora – Kandidat odgovara za tačnost podataka koje je dao prilikom zasnivanja radnog odnosa, a u pogledu ispunjenosti uslova za rad na poslovima za koje je konkurisao. Shodno tome, aplikacioni formular sa podacima koje je sam kandidat popunio može da posluži u slučaju da dođe do sporne situacije oko podataka o kandidatu.
Zbog ovih, ali i drugih prednosti, savetovali bismo da razmotrite uvođenje aplikacionog formulara u proces selekcije.
6. Nejasno definisanje ponude za posao
Ako ponuda za posao nije jasno i precizno definisana, kandidatu neće biti jasni kriterijumi niti uslovi za zapošljavanje i velika je verovatnoća da će izgubiti interesovanje.
Ponuda za posao treba da bude nedvosmisleno i koncizno formulisana kako bi kandidatu bilo jasno koje uslove zaposlenja mu nudite. Pored toga, kao dobra praksa se pokazalo i navođenje dodatnih benefita koje Vaša kompanija nudi zaposlenima, a što može predstavljati dodatni razlog da kandidat ponudu prihvati.
U zavisnosti od kompleksnosti poslova na radnom mestu za koje je kandidat aplicirao, njegovih stručnih kvalifikacija i prethodnog radnog iskustva, možete razmotriti definisanje probnog rada u ugovoru o radu sa kandidatom.
Zakon o radu u Srbiji predviđa mogućnost da se u ugovoru o radu predvidi probni rad za obavljanje jednog ili više povezanih, odnosno srodnih poslova utvrđenih ugovorom o radu.
Kandidatu bi trebalo jasno da iskomunicirate koji je period probnog rada, koja su Vaša očekivanja tokom probnog rada i posledice neostvarivanja očekivanih rezultata.
7. Odsustvo onboardinga novog zaposlenog
Poslali ste ponudu kandidatu i dobili pozitivan odgovor. Čestitamo!
Sada je pitanje da li možete da tražite od kandidata da ispuni određene obaveze pre prvog radnog dana u kontekstu onboardinga zaposlenih?
Poslodavci propuste da adekvatno sprovedu onboarding proces, a posledica je da zaposleni po stupanju na rad nije pripremljen za početak obavljanja rada niti je uveden u kompanijske procedure.
Možda će Vam biti korisno da tokom onboarding procesa od kandidata prikupite dodatne informacije koje su vam potrebne za pripremu radnopravne dokumentacije, obezbedite opremu za rad i regulišete pitanje korišćenja opreme, i slično.
Takođe, ovaj period možete da iskoristite kako bi se zaposlenom još jednom iskomunicirala kultura i vrednosti kompanije, te omogućilo upoznavanje zaposlenog sa osnovnim politikama i pravilima poslovanja Vaše kompanije.
Iz brojnih slučajeva iz prakse svedoci smo da je adekvatno pripremanje zaposlenog za početak rada u kompaniji kroz planiran i osmišljen onboading proces veoma važno za profesionalan odnos između poslodavca i zaposlenog, ali i profesionalan odnos zaposlenog prema budućem radu uopšte, te se stoga postarajte da ovaj proces bude valjano sproveden i standardizovan.
8. Korišćenje bazičnog i siromašnog ugovora o radu
O tome da nije preporučljivo koristiti modele ugovora o radu koji su dostupni na internetu svedoči broj sporova između poslodavaca i zaposlenih, kako van suda, tako i pred sudom.
Javno dostupni modeli često ne sadrže čak ni sve neophodne elemente ugovora koje definiše Zakon o radu, a osim toga, ne regulišu ni ključna pitanja koja se odnose na zaštitu interesa poslodavaca, poput zaštite intelektualne svojine, zabrane konkurencije, poverljive informacije, regulisanje korišćenja opreme, obuke i edukacije zaposlenih i drugo.
Osim toga, pre zaključenja ugovora o radu, poslodavac bi trebao da se dobro upozna sa mogućnošću njegovog raskida u skladu sa propisima iz oblasti radnog prava u Srbiji.
Pitanje koje često dobijamo od klijenata iz USA jeste da li Srbija poznaje koncept at-will zapošljavanja, odnosno slobodu kako poslodavca tako i zaposlenog da radni odnos jednostrano raskinu u svakom trenutku iz bilo kog razloga, u slučaju da razlog nije diskriminatoran.
Ovo pitanje je pre svega značajno u kontekstu planiranja saradnje sa kandidatima i razumevanja potencijalnih izlaza iz saradnje koja ne daje očekivane rezultate.
Za razliku od nekih država SAD, Srbija ne poznaje ovakav koncept zapošljavanja i raskidanja radnog odnosa, već su zakonom predviđeni osnovi za prestanak radnog odnosa, kao i osnovi za otkaz ugovora o radu od strane zaposlenog ili od strane poslodavca.
Otkaz od strane poslodavca, bez obzira na to da li se odnosi na rezultate i ponašanje zaposlenog, povredu radne obaveze ili nepoštovanje radne discipline, ili na potrebe poslodavca mora biti obrazložen, opravdan i korišćen kao krajnje sredstvo, a naročito imajući u vidu pravne posledice nezakonitog otkaza ugovora o radu.
Zbog svega toga je osnovna komponenta „radnopravne preventive“ dobro formulisan ugovor o radu, koji bi trebalo da bude prilagođen okolnostima svakog konkretnog slučaja, a jer se samo na taj način obezbeđuje jasnost i transparentnost između poslodavca i zaposlenog. Ako ne i bitnije od toga jeste prilikom sastavljanja ugovora o radu imati u vidu u kojoj delatnosti tj. industriji poslodavac posluje, karakteristike proizvoda poslodavca (ako ga ima) ili karakteristike usluge poslodavca, i slično.
9. Propust da se zaključi sveobuhvatan ugovor o poverljivosti
Iako deluje da su danas svi toga svesni, neki poslodavci i dalje propuštaju da adekvatno zaštite svoje poverljive informacije i da zaključe ugovor o poverljivosti sa zaposlenima.
Naše iskustvo u radu sa kompanijama, a posebno sa kompanijama iz IT sektora, pokazalo je da je zaključivanje posebnog NDA važno i korisno isto koliko i zaključivanje samog ugovora o radu.
Ukoliko poslodavci ne vode računa o zaštiti poverljivih informacija i ne urede pravilno ovo pitanje, ni sam Zakon im neće pružiti pravnu zaštitu. Stoga je od neprocenjivog značaja da preduzmete ključne korake u zaštiti vaših poverljivih informacija i poslovne tajne već prilikom zasnivanja radnog odnosa.
