Zašto morate zaključiti ugovor o poverljivosti sa zaposlenima i kako da izbegnete najčešće greške?

31.
Mar 2021.

Kontakt: Anja Berić

Kultura Vaše kompanije ogleda se u tome kako se donose odluke u Vašem odsustvu – kako se Vaši zaposleni ponašaju kada Vi niste tu. Ukoliko je sami ne uspostavite, dve trećine kulture će nastati slučajno, a ostatak će biti greška.

Ben HorowitzWhat You Do is Who You Are: How to Create your Business Culture

U okviru jedne kompanije na dnevnom nivou dolazi do razmene velikog  broja informacija – počev od podataka o aktuelnim proizvodima i uslugama, novim idejama, planiranim projektima, sve do finansijskih informacija i podataka o klijentima. U pogledu očuvanja poslovnih tajni poslodavaca, dobro razvijena kultura među zaposlenima je neizostavan preduslov uspešnog poslovanja. Ipak, važno je na vreme uvideti da se u biznisu ništa ne podrazumeva, pa ni lojalnost, i da se poverenje nikome ne može pokloniti na tacni, čak ni svojim zaposlenima. Osim toga, da bi poverljive informacije i poslovne tajne uživale zaštitu, sam poslodavac mora da ih tretira na pravi način. To podrazumeva čitav niz procedura i pravila za zaštitu protoka poverljivih informacija u društvu, među kojima je prvi (i često ključni) korak zaključenje ugovora o poverljivosti sa zaposlenima.

Da li ste se ikada zapitali zbog čega se recept za Coca-Colu smatra ’najčuvanijom’ tajnom na svetu? Od samog nastanka ovog bezalkoholnog pića pa do danas, njegovi sastojci su ostali misterija za javnost, što nam veoma jasno ukazuje na to da su najvredniji resurs najuspešnijih globalnih korporacija – informacija i znanje. Naravno, ovde govorimo o komercijalno isplativim podacima koji mogu biti glavni resurs i ključ uspeha za onoga ko ih iskoristi na pravi način.

Ipak, u trci za ostvarenjem poslovnih ciljeva, često se smetne sa uma činjenica da takve informacije u najvećem broju slučajeva gube svoju vrednost u trenutku kada postanu dostupne širem krugu ljudi. U to su se lično uverili i rukovodioci Coca-Cole kada je 2006. godine troje zaposlenih iz ove kompanije pokušalo da direktno proda poverljive korporativne informacije svog poslodavca njegovom najvećem konkurentu PepsiCo. Srećom po kompaniju, najvrednije informacije ipak nisu izašle u javnost, a zaključak koji je tadašnji CEO kompanije izveo iz ove (zamalo) nesrećne epizode jeste da je najveća odgovornost jedne kompanije da adekvatno zaštiti svoje poslovne tajne, koje predstavljaju suštinu uspešnog poslovanja.

Ako se i nakon primera kompanije Coca-Cola i dalje dvoumite da li Vam je potreban ugovor o poverljivosti sa zaposlenima, u nastavku teksta ćete pronaći čvrste argumente nakon kojih ćete, sigurni smo, još jednom razmisliti o tome.

Koje su prednosti zaključenja ugovora o poverljivosti između poslodavca i zaposlenih?

1. Prevencija povrede poslovne tajne

Svaka informacija koja ima komercijalni značaj i čije uništenje ili odavanje bi moglo naneti štetu jednoj kompaniji, predstavlja njenu poslovnu tajnu. Upravo je svojstvo tajnosti ono što određenoj informaciji daje vrednost, pa je sasvim razumno da će njen držalac nastojati da je što sveobuhvatnije zaštiti, preduzimanjem adekvatnih mera, među kojima se prvenstveno izdvaja ugovor o poverljivosti (Non-Disclosure Agreement – NDA).

Kada su zaposleni ti od kojih treba da zaštitite svoje poslovne tajne, pitanje adekvatnih mera poprima malo drugačije dimenzije. Naime, mogućnost odavanja poslovnih tajni konkurentu od strane zaposlenog kome je prestao radni odnos predstavlja ogroman rizik sa kojim nijedan poslodavac ne želi da se suoči. Međutim, danas se gotovo svaka kompanija najmanje nekoliko puta tokom svog životnog veka nađe u opisanoj situaciji, imajući u vidu da savremeno tržište, koje je iz dana u dan sve dinamičnije usled rapidnog razvoja industrije i tehnologije, predstavlja vrlo pogodan teren za prenos ’zabranjenih’ informacija.

Prevaziđeni koncept celog radnog staža kod jednog poslodavca danas se retko sreće i predstavlja relikt prošlosti. Promene poslodavaca su sve učestalije, što je posledica velike mobilnosti zaposlenih, sve brojnijih mogućnosti za zapošljavanje u različitim oblastima i primetnoj tendenciji osamostaljivanja ambicioznih pojedinaca koja iz godine u godine dobija sve veće razmere. Istraživanje na ovu temu pokazalo je da novije generacije (studenti koji su završili studije u poslednjih 15 godina) u prvih 5 godina svoje profesionalne karijere promene najmanje 4 različita poslodavca, što ne iznenađuje, naročito kada je u pitanju IT industrija.

Shodno navedenome, izuzetno je važno da kao poslodavac budete svesni neophodnosti preduzimanja što šireg kruga ozbiljnih mera, kako bi na vreme preventivno obezbedili svoje značajne poslovne informacije. Jedan od najefikasnijih metoda zaštite u ovom smislu je, između ostalog, ugovor o poverljivosti informacija. Ukoliko sa svojim zaposlenima već imate sveobuhvatno i adekvatno sačinjen NDA, možete biti sigurni da ste na pravom putu – Vaši zaposleni će, bez sumnje, razmisliti dvaput o tome sa kim će podeliti informacije do kojih su došli tokom rada u Vašoj firmi.

Čak i ukoliko Vaš zaposleni nema nameru promene radnog mesta, mogućnost ’curenja’ poverljivih informacija nije isključena. Vrlo lako se može dogoditi da zaposleni, tokom neformalnog razgovora sa prijateljima, bez loše namere ispriča interesantnu situaciju iz kancelarije ili anegdotu koju je čuo od kolege sa posla. Jasno je da se opisani scenario može završiti otkrivanjem Vaših poslovnih tajni trećim licima. Međutim, zaključenjem ugovora o čuvanju poslovne tajne definitivno se podiže svest o ozbiljnosti obaveze poverljivosti, čime se i sprečava da se Vaš poslovni položaj ugrozi usled nepažnje Vaših zaposlenih.

2. Razjašnjenje pojma poverljive informacije

Jedan od neizostavnih elemenata ugovora o poverljivosti podataka jeste definicija poverljive informacije. Preciznim definisanjem na koje se informacije obaveza poverljivosti odnosi jasno se razgraničava koji su to aspekti poslovanja koji moraju ostati unutar kompanije i čije otkrivanje trećim licima može biti sankcionisano. Međutim, poslodavci ponekad, fokusirajući se na komercijalne ciljeve i uspeh svog poslovanja, propuste da sagledaju sliku sa aspekta zaposlenog, te da se zapitaju: da li je zaista svima jasno šta se smatra poverljivim?

Ukoliko ste na prethodno postavljeno pitanje bez razmišljanja odgovorili sa DA, usudićemo se da zaključimo da ste se na vreme informisali i zaključili odgovarajuće ugovore o poverljivosti sa svojim zaposlenima, u kojima je precizno opisano na šta se sve obaveza poverljivosti odnosi.

U slučaju da Vas je naše pitanje ipak zateklo nespremne, savetujemo Vam da napravite korak unazad i dobro razmislite o tome šta ćete predvideti u ugovoru o poverljivosti, kada ga budete sačinjavali.

Prilikom formulisanja definicije poslovne tajne, treba voditi računa o tome da njome ne bude obuhvaćeno premalo, ali ni previše.

  • Pre svega, pre sačinjavanja ugovora o poslovnoj tajni treba pripremiti sveobuhvatan, detaljan spisak svih informacija koje zbog svog značaja mogu (i moraju) biti svrstane u poverljive, kako neka od njih ne bi ostala ’nepokrivena’ i van domašaja ugovorne zaštite.

Primera radi, ukoliko izvorni kod (source code) softvera koji je najprofitabilniji proizvod Vaše kompanije ne obuhvatite definicijom poverljive informacije sadržanoj u NDA-u koji potpisujete sa zaposlenima, rizikujete da, u slučaju da zaposleni otkrije Vaš kod trećem licu, izgubite bilo kakvu mogućnost sudske zaštite svojih prava na kodu.

Zbog čega je to tako?

Naime, prilikom ocenjivanja da li postoji povreda poverljivosti, evidentno je da bi sud najpre krenuo od same sadržine ugovora o poverljivosti koji ste potpisali sa zaposlenim, te kad bi video da otkriveni kod nije obuhvaćen, ne bi imao razloga niti osnova da Vas zaštiti, budući da ni sami sebe niste na vreme zaštitili.

  • S druge strane, u praksi je često prisutan princip da je ’sve poverljivo’ što, iako na prvi pogled može delovati kao dobar mehanizam zaštite, u slučaju spora verovatno neće dovesti do pozitivnog ishoda po poslodavca.

U sudskoj praksi progresivnih pravnih sistema u kojima su sporovi zbog povrede poverljivosti česta pojava, brojni su slučajevi gde je sud odbio zahtev držaoca poslovne tajne upravo zbog nedovoljno preciznog definisanja poverljivih informacija. Tako je u poznatom slučaju Assured Partners, Inc. v. Schmitt iz 2015. godine Apelacioni sud savezne države Ilinois odbio tužbeni zahtev poslodavca koji je tvrdio da je bivši zaposleni povredio odredbe o poverljivosti podataka sadržane u njegovom ugovoru o radu. Naime, odredba koja je definisala poverljive informacije kao ’informacije, zapažanja i podatke o poslovanju i radnjama poslodavca i povezanih lica poslodavca’ od strane suda ocenjena je kao preširoka, van razumnih okvira, te je sud zaključio da je samim tim i neizvršiva, odnosno ništava.

Dakle, savetujemo Vam da budete što detaljniji i precizniji kada definišete svoje poverljive informacije; malo duža definicija koja možda deluje previše kompleksno može Vas spasiti kasnijih nevolja prilikom zaštite Vaših interesa.

3. Zaštita intelektualne svojine

Na Vašem spisku poslovnih tajni bez izuzetka će se pronaći i intelektualna svojina, čija vrednost na globalnom nivou je danas, prema statističkim podacima, veća od vrednosti svih materijalnih dobara. ’Neopipljivo’ blago svoje kompanije je stoga neophodno zaštititi na način da se precizno i nedvosmisleno definiše da ono, i pored otkrivanja zaposlenima, ostaje u Vašem vlasništvu.

Zaštitu svoje intelektualne svojine je važno pokriti sa dva aspekta:

1) prethodno razvijeni patenti, autorska dela, žigovi i druga prava intelektualne svojine ostaju u Vašoj svojini, a ne prenose se na zaposlene, bez obzira na to što su zaposlenima otkrivena ili data na korišćenje tokom radnog odnosa;

2) sva intelektualna svojina koju zaposleni stvori u toku trajanja radnog odnosa prenosi se na Vas i od samog njenog nastanka predstavlja Vašu svojinu, a ne svojinu zaposlenog. Vrlo je značajno dobro razumeti pravni tretman intelektualne svojine koja nastane u radnom odnosu, kako biste na vreme obezbedili svoje interese – ukoliko do sada niste razmišljali o ovoj temi, pročitajte više o tome u našem blogu u kome smo odgovorili na neka od najčešćih pitanja naših klijenata kada je u pitanju autorsko delo koje nastane radom zaposlenih lica.

4. Psihološki efekat

Iako može delovati kao trivijalna stvar, sama činjenica da zloupotreba dobijenih informacija može prouzrokovati ozbiljne posledice ima itekako velik uticaj na postupanje zaposlenih sa poverljivim podacima koje saznaju na radnom mestu.

Pre svega, ukoliko ste uspešno ’čekirali’ stavku pod brojem 2, čestitamo – skrenuli ste pažnju svojim zaposlenima na to koje informacije imaju vrednost za Vaše poslovanje. Ipak, sama činjenica da poslovna tajna postoji ne znači nužno da će ona biti i adekvatno sačuvana, ukoliko zaposleni ne vide do kakvih rezultata bi njeno nepropisno tretiranje moglo dovesti. I u ovom slučaju, sveobuhvatno sačinjen NDA pristiže u pomoć; predviđanjem do kakvog (negativnog) ishoda otkrivanje vrednih informacija može dovesti, podiže se svest zaposlenih i u pogledu toga kakve potencijalne sankcije mogu pretrpeti, u slučaju da svoju obavezu ne shvate dovoljno ozbiljno. Kao primer se najčešće javlja ugovorna kazna, koja nesmotrenog zaposlenog može skupo koštati, ukoliko dođe do njene realizacije.

Zaseban ugovor vs odredba u ugovoru o radu

ugovor o poverljivosti podataka, ugovor o poverljivosti informacija

Zaštita poslovne tajne ponekad se reguliše u okviru zasebne odredbe koja je sadržana u ugovoru o radu, umesto sačinjavanja odvojenog ugovora o poverljivosti. Iako ovakvo rešenje može delovati vrlo praktično, budući da iziskuje manje vremena, truda i troškova, praktična iskustva naših klijenata dovela su nas do zaključka da je potpisivanje zasebnog ugovora o poslovnoj tajni ipak efikasnije i dugoročno bolje rešenje.

Postoji nekoliko razloga zašto je to tako:

  • Jedna odredba ne može obuhvatiti sve – značaj sveobuhvatnog ugovora o poverljivosti veoma je velik, a samo jedan propust u njegovom sačinjavanju može dovesti do katastrofalnih posledica. U našem blogu NDA (ugovori o poverljivosti u IT sektoru) pisali smo o tome bez kojih odredaba je NDA nepotpun, a evidentno je da nije moguće sačiniti jednu klauzulu kojom će svi važni elementi biti obuhvaćeni. Stoga, bez zasebnog, detaljnog ugovora o poverljivosti ne možete biti sigurni da će sva pitanja od značaja biti pokrivena.
  • Ništavost ugovora o radu – U slučaju da u nekom trenutku bude utvrđeno da je Vaš ugovor o radu ništav, velika je verovatnoća da će i odredba o poverljivosti biti ništava. Samim tim, ona neće proizvoditi nikakvo pravno dejstvo, a Vaše poverljive informacije ostaće apsolutno nezaštićene. Doduše, postoje mehanizmi da se klauzula o poverljivosti izuzme iz dejstva ništavosti ugovora o radu, međutim, zaseban ugovor o poverljivosti sa zaposlenim može Vas spasiti čak i potencijalne brige u pogledu toga da li su Vaše tajne sigurne nezavisno od ugovora o radu.
  • Uspeh u slučaju spora – Činjenica je da odredba o poverljivosti u određenoj meri ograničava Vaše zaposlene, što Vam ne ide u prilog u slučaju da se nađete u sporu sa jednim od njih. Ukoliko ugovorom o radu predvidite strogu NDA odredbu koja u očima suda deluje nepovoljno po zaposlenog u smislu da, recimo, na indirektan način ugrožava njegovo ustavom garantovano pravo na rad, sve su prilike da ćete u tom sukobu izvući deblji kraj. Odvajanje pitanja zaštite poslovne tajne od same regulative radnog odnosa podiže Vašu sigurnost na viši nivo, kao i verovatnoću za uspeh u slučaju spora.
  • I još jednom – psihološki efekat – Iako smo prethodno već govorili o tome, ne može se dovoljno puta istaći značaj preventivnog dejstva adekvatno ustanovljene obaveze poverljivosti. Sam čin potpisivanja dodatnog ugovora sasvim sigurno može imati samo pozitivan efekat na Vašu sigurnost, u odnosu na jednu odredbu u okviru ugovora o radu koju će zaposleni, nakon što pročita one ’najvažnije’ članove koje se tiču radnog vremena i zarade, najverovatnije i preskočiti.

Iako zaštita poslovne tajne po svom karakteru suštinski ide ’ruku pod ruku’ sa klauzulom zabrane konkurencije koja najčešće čini sastavni deo ugovora o radu, prema našem iskustvu ove dve odredbe ipak zahtevaju različit stepen ’ozvaničenja’. Uprkos već pomenutim granicama koje zabrana odavanja poslovne tajne u određenoj meri nameće zaposlenima, zabrana konkurencije predviđena Zakonom o radu može uzrokovati daleko veću žrtvu zaposlenih, imajući u vidu da se njome direktno ograničava sloboda zaposlenih u pogledu odabira poslodavca po prestanku radnog odnosa. Nasuprot tome, obaveza poverljivosti zadržava se na, takoreći, većem stepenu pažnje zaposlenog prilikom komunikacije sa novim poslodavcem.

Uz to, budući da klauzulu zabrane konkurencije sam Zakon o radu svrstava u fakultativne elemente ugovora o radu, ona sasvim izvesno tamo i pripada. S druge strane, kada je reč o informacijama koje imaju karakter poslovne tajne, njihov adekvatan tretman prelazi okvire samo jedne odredbe, te pojedinačnoj, sažetoj klauzuli o zaštiti poverljivosti, prema našem iskustvu i mišljenju, ipak nije mesto u ugovoru o radu.

 

Može li zaposleni odbiti da potpiše NDA?

employee refuses to sign confidentiality agreement,

Uprkos svim prednostima zasebnog ugovora o poverljivosti nad jednom odredbom u okviru ugovora o radu, ono što se može javiti kao problematično u praksi jeste pitanje šta se dešava ako zaposleni odbije da potpiše ugovor o poverljivosti sa svojim poslodavcem. Iako će najveći broj zaposlenih prihvatiti ponuđeni NDA bez mnogo polemisanja oko toga, nije isključeno da ćete tu i tamo naići na pojedince kojima se ideja o obavezivanju na poverljivost ne dopada. U takvoj situaciji, pred Vama će se naći nekoliko pitanja:

  • Da li je otkrivanje poslovnih tajni svim zaposlenima zaista neophodno? Jedna od uobičajenih mera zaštite poverljivih informacija jeste ograničavanje kruga lica sa kojima se one dele. Što manje ljudi zna za njih, manji je i rizik curenja poverljivih informacija van kompanije. Stoga, razmotrite mogućnost omogućavanja pristupa poverljivim informacijama samo onim zaposlenima kojima su one direktno potrebne za obavljanje radnih zadataka, čime ćete direktno i smanjiti mogućnost otkrivanja vrednih informacija.
  • Koliko ste spremni da modifikujete svoj NDA? Ukoliko ste svesni da određeni delovi Vašeg ugovora o poverljivosti mogu (ne)opravdano prouzrokovati odbojnost Vaših zaposlenih, razmislite da li je moguće prilagoditi ugovor tako da ga približite zaposlenima, kako bi oni uvideli njegovu neophodnost i prihvatili ga. Ipak, savetujemo Vam da budete umereni u tome, kako ne biste sveli zaštitu svojih poslovnih tajni na niži nivo od potrebnog i time ugrozili svoje poslovanje.
  • Da li je odbijanje zaposlenog zaista opravdano? S druge strane, ako Vaš zaposleni bez očiglednog povoda odbija da potpiše ugovor o poverljivosti, crvena lampica će sasvim sigurno zasijati u Vama i pobuditi sumnju u njegov kredibilitet i odanost. U takvom slučaju vredi zapitati se da li zaista želite u svom timu nekoga ko nije spreman da se obaveže na poverljivost.

 

Ne zaboravite – (ne)uspeh kreće iznutra

Rizik ’curenja’ poslovnih tajni jedne kompanije raste sa brojem lica kojima su one otkrivene, a kao prvi u tom lancu javljaju se upravo zaposleni. Stoga, zaštita vrednih komercijalnih informacija počinje sa uspostavljanjem internih pravila u okviru kompanije. Ukoliko adekvatno osigurate svoje ’blago’ iznutra, smanjujete mogućnost da Vaše celokupno poslovanje bude ugroženo, a shodno tome i verovatnoća za poslovni trijumf proporcionalno raste.

Najnovije:

NEWSLETTER

Budite u toku sa najvažnijim informacijama

NOVI SAD

BEOGRAD

NOVI SAD

BEOGRAD