U savremenom poslovnom okruženju, u kojem se digitalizacija sve više prepoznaje kao ključ za unapređenje poslovanja i efikasnosti, Srbija je donela značajne korake ka modernizaciji. Elektronsko unapređenje je postalo nužnost, a ona omogućava brži, sigurniji i transparentniji način vođenja poslovnih procesa. Jedan od najnovijih i najvažnijih koraka u tom pravcu je uvođenje elektronskih otpremnica. Ovaj novi sistem predstavlja veliki pomak u načinu praćenja i evidencije prometa dobara u Srbiji.
Cilj celokupnog sistema je smanjenje broja papirnih dokumenata, ubrzanje obradivost podataka, kao i da povećanje transparentnosti prometa.
U nastavku ćemo razmotriti šta elektronske otpremnice znače za poslovnu zajednicu, koje su njihove prednosti i izazovi, kao i kako se ovaj sistem uklapa u širi okvir digitalizacije, uz povezivanje sa prethodnim reformama, poput obaveznih elektronskih faktura.
Šta su elektronske otpremnice i zašto se uvode?
Elektronske otpremnice su digitalni dokumenti koji prate robu koja se šalje, a cilj im je da omoguće jednostavnije i tačno praćenje kretanja dobara u realnom vremenu. Ovaj sistem omogućava da se proces isporuke robe zabeleži i automatski obradi u informacionom sistemu, čime se eliminišu greške koje su ranije nastajale usled ručnog unosa podataka ili prenosa papirnim dokumentima.
Ko ima obavezu izdavanja e-otpremnica?
Obavezu slanja elektronske otpremnice imaju kako svi subjekti koji raspolažu robom kao i prevoznici u ime i za račun ovih subjekata (nalogodavaca).
Transakcije koje zahtevaju elektronske otpremnice:
- Prodaja dobara: Kada kompanija prodaje robu, bilo da je to putem prodaje na veliko, prodaje na malo ili online trgovine;
- Distribucija dobara: Kompanije koje se bave distribucijom proizvoda ili robe između skladišta, prodajnih objekata ili krajnjih kupaca;
- Prevoz robe: Svaka transakcija koja uključuje transport dobara od prodavca do kupca, ili između različitih lokacija;.
- Uvoz i izvoz: e otpremnice su obavezne za transakcije u vezi sa međunarodnim trgovinskim poslovanjem, uključujući robu koja prelazi granicu, bilo da se radi o izvozu ili uvozu;
- Transakcije sa javnim sektorom: Kada se robom upravlja ili prevozi za potrebe državnih organa i preduzeća u javnom sektoru;
- Premeštaj dobara unutar firme – e-otpremnice se mogu koristiti za praćenje kretanja dobara unutar iste kompanije ili između različitih poslovnih jedinica.
Ko nema obavezu izdavanja e-otpremnica?
Izuzetno, obaveza slanja elektronske otpremnice ne postoji za kretanje dobara poput:
Vode, struje, gasa, grejanja, hlađenja;
- Robe koja se prodaje u prodavnicama krajnjim kupcima (maloprodaja);
- Robe u okviru međunarodne pomoći ili saradnje;
- Vojne opreme i bezbednosno osetljive robe (nabavka, popravka, modernizacija);
- Robe koja se šalje između državnih ustanova.
Početak primene Zakona o elektronskim otpremnicama
Zakon o elektronskim otpremnicama (dalje: Zakon) je stupio na snagu u decembru 2024. godine i predviđa da sve kompanije koje obavljaju promet robe moraju da ih koriste. Ovaj proces se smatra ključnim za povećanje efikasnosti poslovanja i smanjenje administrativnih troškova.
Predviđena je fazna primena ovog Zakona: prva faza primene počinje od 1. januara 2026. godine, dok druga faza počinje od 1. oktobra 2027. godine.
Obaveza prijema, slanja i predstavljanja e-otpremnice za subjekte javnog sektora, kao i za subjekte privatnog sektora koji posluju akciznom robom, bez obzira na osnov, primenjuje se od 1. januara 2026. godine. Ista obaveza važi i za privatne subjekte u poslovnim odnosima sa subjektima javnog sektora – takođe počev od tog datuma.
Ovde je potrebno skrenuti pažnju na jednu značajnu razliku kod korisnika sistema e-faktura i e-otpremnica. U sistemu e-otpremnica moraju biti i svi koji prometuju akcizni proizvod, bez obzira da li su na strani kupca ili dobavljača, čak iako nisu u sistemu PDV-a.
Obaveza subjekata privatnog sektora da, u slučaju kretanja dobara, primi e-otpremnicu, kao i obaveza slanja e-otpremnice u situaciji kada su pošiljalac i primalac subjekti privatnog sektora, i obaveza prevoznika da predstavi e-otpremnicu poslatu u kretanjima dobara u okviru inspekcijskog nadzora, primenjuje se od 1. oktobra 2027. godine.
Kako funkcioniše sistem elektronskih otpremnica?
E-otpremnice moraju biti poslate i primljene putem posebnog informacionog sistema, čime se omogućava njihova potpuna automatizovana obrada. Svi podaci o otpremi se moraju poslati pre nego što roba napusti magacinski prostor, čime se garantuje pravovremenost i preciznost.
Pored elektronske otpremnice, Zakon u okviru novog sistema uvodi i dva dodatna ključna pojma: elektronsku prijemnicu i potvrdu fizičkog prijema.
- Elektronska prijemnica je dokument koji primalac šalje pošiljaocu, potvrđujući da je roba primljena u odgovarajućoj količini i kvalitetu.
- Potvrda fizičkog prijema je radnja kojom primalac, nakon što roba stigne na adresu, obeležava da je isporuka izvršena na tačnoj lokaciji.
Šta ako dođe do tehničkog problema?
Svako digitalno poslovanje nosi sa sobom i mogućnost tehničkih poteškoća, te je stoga Zakon predvideo i mogućnost privremenog korišćenja papirne verzije elektronske otpremnice. Ukoliko dođe do prekida u internetu ili drugih tehničkih problema sa sistemom, pošiljalac može odštampati elektronsku otpremnicu koja mora biti obeležena posebnom hologramskom nalepnicom. Ova papirna otpremnica ima privremeno važeće uputstvo, ali je obavezno da se nakon otklanjanja problema, registruje u sistemu.
Obaveze i rokovi u sistemu elektronskih otpremnica
Za razliku od ranijeg načina rada, gde su rokovi za evidenciju kretanja dobara bili fleksibilniji, u novom sistemu privredni subjekti imaju striktne rokove. Pošiljalac je obavezan da pošalje elektronsku otpremnicu pre nego što roba krene na put, a prevoznici su odgovorni da je imaju kod sebe i mogu je pokazati u slučaju bilo kakve kontrole.
S druge strane, primalac ima rok od osam dana od momenta fizičkog prijema da proveri primljenu otpremnicu i odluči da li je prihvata ili odbija. Ove promene traže da se kompanije adekvatno pripreme za pravovremeno slanje, proveru i arhiviranje podataka. E-otpremnica prestaje da važi ako primalac ne potvrdi prijem u roku od 30 dana. Pored toga, pošiljalac može da je stornira pre nego što primalac potvrdi prijem.
Vrste e-otpremnica
Otpremnice se može podeliti u nekoliko kategorija, u zavisnosti od njegove namene, karakteristika ili primene.
- Eksterna e-otpremnica
Ova vrsta otpremnice se koristi kada roba prelazi iz svojine jednog pravnog subjekta u svojinu drugog. Uobičajena situacija je isporuka robe od prodavca do kupca, koja se prati odgovarajućom fakturom. Otpremnica se izdaje kada pravo raspolaganja robom prelazi na drugu stranu, bilo pre ili nakon transporta.
- Interna e-otpremnica
Koristi se za transport robe između različitih fizičkih lokacija istog pravnog lica. U ovom slučaju nema promene vlasnika robe, već se roba premešta unutar jednog subjekta. Ova mogućnost je korisna za kompanije koje poseduju nekoliko magacina ili proizvodnih pogona.
Elektronski potpis kao sastavni deo e-otpremnice
Elektronski potpis predstavlja sastavni deo sistema za upravljanje elektronskim otpremnicama. Njegovo korišćenje putem tableta ili telefona je jednostavno i efikasno, a dodatno omogućava praćenje svih potpisanih otpremnica i statusa isporuke robe u realnom vremenu. Iako u ovom kontekstu elektronski potpis nije kvalifikovan, on obezbeđuje relevantne podatke o lokaciji i vremenu potpisivanja, čime se značajno unapređuju transparentnost i bezbednost celokupnog procesa.
S obzirom da je Ministarstvo finansija Republike Srbije najavilo uvođenje elektronskih otpremnica kao deo šireg sistema e-faktura, u narednom periodu se može očekivati da problem elektronskog potpisa na samom mestu isporuke robe bude rešen na odgovarajući način.
Pored toga, novi sistem definiše tri različita tipa mobilnih aplikacija:
- MAP – Mobilna aplikacija za privredu koja uvodi sledeće funkcionalnosti za privrednike: pristup sistemu, pregled liste pristiglih e-otpremnica, potvrda fizičkog prijema robe, kreiranje i izmena e-prijemnice i slanje e-prijemnice u Sistem Centralnog Registra (SCR).
- MAK – Mobilna aplikacija za kontrolu/inspekciju, i
- MATP – Mobilna aplikacija za lica koja fizički prevoze robu. Dok je MATP aplikacija namenjena za brzi prijem robe za lica koja vrše prijem i transport robe, MAP je ključna aplikacija za privredne subjekte u Srbiji.
Centralni informacioni posrednik
Sistemоm elektronskih otpremnica upravlja Centralni informacioni posrednik, tj. nadležna jedinica Ministarstva finansija, koja je odgovorna za bezbednost i tehničko funkcionisanje sistema. Informacioni posrednik omogućava uvid svim registrovanim korisnicima, prati sve aktivnosti, i obezbeđuje da svi podaci budu pravilno zabeleženi i arhivirani. Takođe, ovaj sistem pruža podršku korisnicima i upravlja njihovim pristupima sistemu. Sistemu demo verzije se pristupa preko sledećeg linka.
Čuvanje i arhiva e-otpremnica
Digitalna arhiva koja se koristi za čuvanje svih otpremnica donosi dodatnu sigurnost.
Sve elektronske otpremnice čuvaju se najmanje deset godina. S druge strane, subjekti javnog sektora u Srbiji obavezni su da čuvaju e-otpremnice trajno, što znači da moraju čuvati sve elektronske poslovne dokumente, uključujući e-otpremnice, bez vremenskih ograničenja. Navedeno rešenje omogućava lakši pristup dokumentima, brzo pretrživanje i smanjuje troškove fizičkog arhiviranja.
Ove obaveze imaju za cilj osiguranje transparentnosti, pravne sigurnosti i efikasne kontrole svih poslovnih transakcija, kako bi se omogućila inspekcija, revizija i drugi nadzorni postupci.
Integracija sa drugim elektronskim sistemima
Sistem elektronskih otpremnica ne funkcioniše izolovano, već je u čvrstoj vezi sa sistemom e-faktura. Ovaj sistem, koji je već postao obavezan za sve kompanije, omogućava automatsko usklađivanje između otpremnice i fakture. Pošiljalac izdaje elektronsku otpremnicu pre nego što roba napusti magacinski prostor, a kada primalac potvrdi prijem, izdaje se elektronska faktura. Ovaj proces omogućava lakšu kontrolu i praćenje poslovnih transakcija, a obavezama poslovanja pristupaju se efikasnije i u realnom vremenu.
Kombinacija e-otpremnica i e-faktura dovodi do potpune digitalizacije, što omogućava brži obrt novca i bolje praćenje tokova dobara.
Povezivanje sa sistemom e-akciza pruža informacije o e-otpremnicama na kojima se nalazi akcizna roba, mogućnost prijema informacija o akciznim markicama koje treba da se povežu za odgovarajuću e-otpremnicu.
Povezivanje sa sistemom e-carine, pruža mogućnost prijema informacija o uvezenoj robi od sistema Carina, na osnovu kojih bi vlasnik robe kreirao e-otpremnicu za prevoz robe od carinskog skladišta do svog magacina.
Nadzor i kaznene odredbe
Nadzor nad primenom Zakona vrši Ministarstvo finansija, a inspekcijski nadzor mogu vršiti i drugi državni organi u skladu sa svojim ovlašćenjima.
Svi učesnici u procesu e-otpremnice (pošiljalac, primalac, prevoznik itd.) dužni su da omoguće inspekciji uvid u dokumentaciju i prateću tehničku opremu vezanu za e-otpremnicu.
Novinu predstavlja fiksna novčana kazna od 300.000,00 dinara u slučaju da pravno lice (pošiljalac, primalac i prevoznik) ne omogući nesmetano vršenje inspekcijskog nadzora i prikupljanje podataka od značaja za vršenje istog nadzora, ili prikaže e-otpremnicu koja nije verodostojna. Za prekršaj kazniće se odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom u iznosu od 50.000,00 dinara, a ukoliko prekršaj učini preduzetnik kazniće se novčanom kaznom od 150.000,00 dinara.
Preporuke za usklađivanje sa Zakonom
Uvođenje elektronskih otpremnica zahteva pravovremene pripreme. Preporučuje se da preduzetnici i menadžeri unaprede interne poslovne procese kako bi mogli lako da pređu na novi sistem. Edukacija zaposlenih, naročito onih u logistici, skladištu i IT sektoru, biće ključna za uspešnu implementaciju. Takođe, savetuje se i konsultacija sa advokatima i poreskim savetnicima, kako bi se osigurao pravilan pristup svim zakonskim obavezama.
Kompanije koje su već uskladile svoje poslovanje sa e-fakturama imaju prednost jer već rade u digitalnom okruženju. Za njih, integracija sistema elektronskih otpremnica biće mnogo lakša.
Zaključak: Elektronske otpremnice – izazov, ali i prilika
Implementacija elektronskih otpremnica predstavlja veliki izazov, ali i priliku za unapređenje poslovanja u Srbiji. Digitalizacija koja prati tokove dobara doprinosi smanjenju grešaka, bržem obrtu i boljoj kontroli, a sve to uz smanjenje administrativnog opterećenja. Iako prelazak na ovaj sistem može izgledati kao izazov, iskustva sa elektronskim fakturama pokazuju da firme koje su se brzo prilagodile, ostvarujući dugoročne koristi.
Za kompanije koje posluju sa robom, ključ uspeha leži u pravovremenoj pripremi. Preporučujemo prilagođavanje internih procesa, implementiranje odgovarajućih softverskih alata i savetovanje sa stručnjacima kako bi kompanije izbegle probleme tokom prelaska na novi sistem.
Elektronske otpremnice nisu samo zakonska obaveza, već i korak ka bržem, sigurnijem i efikasnijem poslovanju.
