Zakon o arhivskoj građi u praksi – 10 stvari koje treba da znate

Da bi privredni subjekt mogao da postupa u skladu sa odredbama Zakona, potrebno je najpre razumeti osnovne pojmove koje Zakon uvodi. Najvažnije pitanje jeste svakako – na koga se  Zakon o arhivskoj građi odnosi?

Naime, obavezu usklađivanja sa Zakonom imaju sva lica koja se smatraju stvaraocima arhivske građe i dokumentarnog materijala, a to su sva pravna lica, kako iz privatnog, tako i iz javnog sektora, kao i fizička lica koja obavljaju delatnost.

Takođe, važno je naglasiti da veličina firme i broj zaposlenih ne utiču na postojanje obaveze usklađivanja sa ovim propisima. Dakle, ukoliko imate makar i jedno lice koje se nalazi u radnom odnosu u Vašoj firmi, potpadate pod primenu Zakona.

Za svakog stvaraoca je od značaja da razlikuje dokumentarni materijal od arhivske građe. Dokumentarni materijal predstavlja sva dokumenta, koja nastaju radom subjekata, kako u privatnom, tako i u javnom sektoru. Rokove čuvanja za takav materijal (koji nije neophodno trajno čuvati), određuje taj privredni subjekt čijim radom ona nastaju, primenjujući rokove propisane posebnim zakonima.

Arhivska građa predstavlja specifičnu vrstu dokumentarnog materijala. Specifičnost se ogleda u tome što arhivsku građu čine dokumenta koja imaju određeni kulturni, istorijski i generalno gledano društveni značaj, a koja moraju trajno da se čuvaju i koja se nadležnom arhivu podnose na čuvanje,  po isteku 30 godina od dana njenog nastanka.

Dakle, ključno je što se arhivska građa čuva trajno, dok se dokumentarni materijal može izlučiti i uništiti nakon što je protekao definisani rok čuvanja.

Kao poseban vid arhivske građe, uveden je pojam arhivske građe u elektronskoj formi, koji predstavlja arhivsku građu koja je izvorno nastala u elektronskom obliku. Dakle, Zakon je predvideo mogućnost stvaranja i čuvanja arhivske građe i u elektronskom obliku, koja će morati da se čuva i u skladu sa drugim propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje dokumenata.

Ukoliko se odlučite za konverziju određene dokumentacije u elektronsku formu, neophodno je da se postupate u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu i odgovarajućim podzakonskim aktima (odnosno koristite kvalifikovani sistem koji garantuje zaštitu), jer digitalizacija mora biti izvršena na način da održi autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

Celokupna arhivska građa i dokumentarni materijal koji je nastao radom stvaraoca, stvaralac je dužan da evidentira u arhivsku knjigu.  Sve obaveze privrednih subjekata koje će biti izložene služe jednom cilju – savesnom čuvanju arhivske građe i dokumentarnog materijala u sređenom i bezbednom stanju, u obliku u kom su nastali.

Naime, Zakonom su propisane sledeće obaveze:

• obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opremeza smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• određivanja odgovornog stručnog licaza zaštitu građe i postupanje;
• evidencija, klasifikacija, datiranje i arhiviranjearhivske građe i dokumentarnog materijala;
• sačinjavanje liste kategorijaarhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
• predaja arhivske građe nadležnom arhivupod uslovima i rokovima predviđenim Zakonom;
• osiguranje trajnog čuvanja u elektronskom obliku;
• vođenje arhivske knjige na propisanom obrascu (u papirnom ili elektronskom obliku);
• dostavljanje nadležnom arhivu prepisaarhivske knjige za prethodnu godinu najkasnije do 30. aprila tekuće godine.
• odabir i izdvajanje radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka.

Nešto više od godinu dana nakon početka primene Zakona, tačnije, 16. marta 2022. godine usvojen je Pravilnik o obrascu arhivske knjige, u čijem prilogu se nalazi i sam obrazac (Obrazac AK).

U pogledu vođenja elektronske arhivske knjige i liste kategorija, arhivi su trenutno predvideli dostavljanje liste kategorija i prepisa arhivske knjige isključivo u papirnoj formi, ali je plan da ubuduće prihvataju i elektronsko podnošenje ove dokumentacije.

Pre svega je potrebno usvojiti opšti akt koji će regulisati čuvanje elektronske građe. Odredbe opšteg akta je potrebno usaglasiti sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje. U skladu sa tim je potrebno voditi računa o sledećim pravnim i tehničkim uslovima:

• čuvanje se vrši u formatu pogodnom za dugotrajno čuvanje (recimo, starije verzije Microsoft Word-a nisu u mogućnosti da se otvore, jer ih sadašnji softveri ne podržavaju);

• moraju svi elementi izvornog dokumenta da se nalaze i u digitalizovanom obliku;

• digitalizovani dokument mora da bude jednako upotrebljiv kao i onaj izvorno nastao u papirnom obliku (stranice, pečati i potpisi se moraju videti identično kao i u izvornoj papirnoj formi);

• informacioni sistem koji se koristi za ove radnje mora da sadrži dnevnik svih preduzetih radnji, koji se čuva tokom celog perioda čuvanja dokumenta.

Proces odvajanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja i njegovo uništenje se naziva izlučivanje.

Privredni subjekti su u obavezi da jednom godišnje vrše izlučivanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja.

Nakon što dokumentarnom materijalu istekne rok čuvanja u skladu sa Listom kategorija, može se izlučiti (uništiti). Međutim, važno je da je prethodno navedeni materijal upisan u arhivsku knjigu, a prepis arhivske knjige uredno dostavljen nadležnom javnom arhivu. Pored toga, neophodno je da se radi o dokumentarnom materijalu koji se nalazi na Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja na koju je arhiv dao saglasnost.

Sa druge strane, arhivsku građu koja se trajno čuva nije moguće uništiti po sprovedenoj digitalizaciji već se dokumenti čuvaju u svom izvornom obliku.

Kada se govori o dokumentarnom materijalu, neminovno je da se u njemu nalaze određeni podaci o ličnosti. Tada je neophodno obratiti pažnju i na obaveze propisane Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.

Ovo je dobra prilika da se privredni subjekti podsete da je potrebno da usvoje i Pravilnik o čuvanju i brisanju podataka o ličnosti, jer i Zakon o arhivskoj građi upućuje, da prilikom uništavanja materijala koji sadrži podatke o ličnosti, prava lica o čijim podacima je reč, moraju biti zaštićena i poštovana u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.

Osnovni princip kod obrade podataka, jeste da se podaci čuvaju i koriste dok postoji osnov i svrha obrade, a nikako se ne omogućava njihova neograničena obrada. Izuzetak, od opšteg režima obrade se odnosi na obradu podataka u svrhu arhiviranja podataka o ličnosti, u javnom interesu.

Zakon o zaštiti podataka o ličnosti ne propisuje rokove za čuvanje podataka o ličnosti, te se rukovaocu podacima o ličnosti prepušta da odredi „primerene“ rokove čuvanja. Ipak, jasno je da se podaci ne mogu čuvati neograničeno ili trajno, s obzirom na propisano načelo ograničenja roka čuvanja.

Zbog toga je važno doneti poseban Pravilnik o čuvanju i brisanju podataka o ličnosti, rukovodeći se kako načelima Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, tako i odredbama Zakona o arhivskoj građi. Na kraju, potrebno je međusobno uskladiti rokove definisane Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju i Listom kategorija sa rokovima propisanim Pravilnikom o čuvanju i brisanju podataka o ličnosti.

Da bi se na vreme pripremila zaštita arhivske građe, u slučaju više sile ili rizika od katastrofa i vanrednih situacija, stvaralac je dužan da donese Plan mera zaštite arhivske građe od katastrofa ili nepogoda. Stvaralac mora da se drži svih aktivnosti koje je predvideo kao radnje čuvanja građe od uništenja, a pored toga, ukoliko nastupi predviđena vanredna situacija, dužan je i da sastavi zapisnik, u kom će konstatovati dan, čas, koje to okolnosti su nastale, te bez odlaganja, u što kraćem roku, obavestiti nadležni arhiv.

Konkretno, mere zaštite arhivske građe podrazumevaju

• preventivnu zaštitu (od prirodnog propadanja i sprečavanja oštećenja arhivske građe usled prirodnih sila i nepogoda, vanrednih situacija, kvarova na instalacijama, neadekvatnog obezbeđenja od krađe i sl.);
• mikrofilmovanje i digitalizaciju (preformatiranje arhivske građe na mikrofilm ili digitalni zapis);
• konzervaciju (interventne tehnike kojima se postiže hemijska i fizička stabilizacija arhivske građe); i
• restauraciju (postupci kojima se arhivska građa vraća u poznato ili pretpostavljeno stanje).

Nadzor nad izvršenjem obaveze donošenja ovog Plana, kao i nad poštovanjem svih obaveza u domenu evidentiranja, čuvanja, klasifikovanja, odabiranja, stručnog održavanja arhivske građe vrši nadležni arhiv, a mere zaštite arhivske građe su detaljnije uređene Pravilnikom o bližim merama zaštite arhivske građe od 25. marta 2021. godine.

Ukoliko se niste uskladili sa  propisima, važno je da to u što skorijem roku ispravite.

Pre svega je potrebno da svu dokumentaciju, počevši od osnivanja firme, retroaktivno popišete i formirate arhivsku knjigu. Dalje je potrebno pristupiti izradi Liste kategorija, kako bi se izvršila kategorizacija celokupne dokumentacije.

Pored toga, neophodno je da donesete odgovarajuće opšte akte, tj. Pravilnik o kancelarijskom poslovanju i Pravilnik o elektronskim dokumentima.

Iako pojedini nadležni arhivi, poput Istorijskog arhiva Beograda, usled obima primljene dokumentacije trenutno nisu u mogućnosti da primaju novu dokumentaciju, nikako nije preporučljivo zanemariti obaveze koje je Zakon uveo.

Naime, u cilju rešavanja ovog problema, započet je proces uspostavljanja e-servisa koji će uskoro omogućiti dostavljanje dokumentacije u elektronskom obliku.

Treba imati u vidu da su, u slučaju kršenja bilo koje od navedenih obaveza, propisane novčane kazne kako za pravna lica, tako i za odgovorno lice u pravnom licu. Novčane kazne koje se mogu izreći pravnom licu kreću se u rasponu od 50.000 do čak 2 miliona dinara, dok bi odgovorno lice u pravnom licu kršenje moglo biti kažnjeno i do 150.000 dinara.

Analizirajući sve odredbe i njihovu dosadašnju primenu, jasno je da je cilj urediti jedinstveni način i jednoobrazna pravila zaštite arhivske građe, zatim pospešiti digitalizaciju kao vid čuvanja, i pravljenje kopija u elektronskom obliku dokumenata koji se nalaze u papirnom obliku, zarad očuvanja.

Ipak, ključni problem predstavlja nedovoljna upoznatost privrednih subjekata s osnovim pojmovima Zakona, njihovim pravima i obavezama u pogledu arhivske građe, ali i nemogućnost korišćenja savremenih tehnoloških sredstava u komunikaciji sa nadležnim arhivom. Takođe, ostalo je otvoreno pitanje uvođenja tela u okviru naše države koji bi moglo da čuva elektronske dokumente, u skladu sa svim navedenim uslovima.

Usled navedenog,  otežava se i usporava primena onoga što u teoriji izgleda kao pragmatična ideja, koja bi uštedela mnogo prostora, vremena i finansijskih sredstava. Ipak, sve ovo ne utiče na obavezu privrednih subjekata da se usklade sa propisima koji su odavno stupili na snagu i počeli da se primenjuju.