ZAKON O ARHIVSKOJ GRAĐI – SRBIJA NAKON VIŠE OD 2 DECENIJE PONOVO REGULIŠE OBLAST ARHIVIRANJA

19.
Apr 2021.

Kontakt: Marija Medić

zakon o arhivskoj građi

Konstantni razvoj tehnologije doveo je do toga da većinu dokumenata privredni subjekti u svom poslovanju izvorno stvaraju u elektronskom obliku, ili digitalizuju one nastale u papirnom. Ukoliko ste dokumente koji se smatraju arhivskom građom čuvali samo u elektronskoj formi, znajte da ste postupali suprotno prethodno važećim zakonskim propisima.

Naime, prethodni Zakon o arhivskoj građi iz 1998. godine, koji je uređivao ovu oblast, nije regulisao pitanje čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, a navedeni propis nije bio u skladu sa konstantnim razvojem tehnologije i digitalizacijom, te se za 21. vek može smatrati i zastarelim.

Od 2. februara 2021. godine, u pravnom poretku Republike Srbije primenjuje se novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (u daljem tekstu: Zakon). Zakonom su uvedene nove obaveze za sve subjekte koji stvaraju arhivsku građu i dokumentarni materijal (državne organe i organizacije, organe teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javnih preduzeća, privredna društva, preduzetnike, lica koja obavljaju registrovanu delatnost).

S obzirom na to da Zakon o arhivskoj građi uvodi različita pravila za javni i privatni sektor, u ovom tekstu ćemo se fokusirati isključivo na obaveze subjekata iz privatnog sektora.

Zakon o arhivskoj građi – osnovni pojmovi za lakše razumevanje obaveza

Da bi privrednim subjektima bilo uopšte jasno na koji način da postupaju u skladu sa odredbama Zakona, potrebno je razumeti osnovne pojmove koje on uvodi.

Prvo i najvažnije je razumeti na koga se novi Zakon o arhivskoj građi primenjuje. Naime, obavezu usklađivanja sa novim propisom imaju sva lica koja se smatraju stvaraocima arhivske građe i dokumentarnog materijala, a to su sva pravna lica, kako iz privatnog, tako i iz javnog sektora, kao i fizička lica koja obavljaju delatnost.

Takođe, važno je naglasiti da veličina firme i broj zaposlenih ne utiču na postojanje obaveze usklađivanja sa novim propisima. Dakle, ukoliko imate makar i jedno lice koje se nalazi u radnom odnosu u vašoj firmi, potpadate pod primenu Zakona.

Dalje, važno je razlikovati dokumentarni materijal od arhivske građe. Dokumentarni materijal predstavlja sva dokumenta, koja nastaju radom subjekata, kako u privatnom, tako i u javnom sektoru. Rokove čuvanja za takav materijal (koji nije neophodno trajno čuvati), određuje privredni subjekt čijim radom ona nastaju, primenjujući rokove propisane posebnim zakonima.

Arhivska građa predstavlja specifičnu vrstu dokumentarnog materijala. Specifičnost se ogleda u tome, što arhivsku građu čine dokumenta koja imaju određeni kulturni, istorijski i generalno gledano društveni značaj, a koja moraju trajno da se čuvaju i koja se nadležnom arhivu podnose na čuvanje, 30 godina nakon nastanka dokumenata koji predstavljaju arhivsku građu.

Dakle, ključno je što se arhivska građa čuva trajno, dok se dokumentarni materijal može izlučiti i uništiti nakon što je protekao definisani rok čuvanja.

Kao poseban vid arhivske građe, uvodi se pojam arhivske građe u elektronskoj formi, koji predstavlja arhivsku građu koja je izvorno nastala u elektronskom obliku. Zakonom se prvi put uvodi mogućnost stvaranja i čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, koja će morati da se čuva u skladu sa odredbama Zakona i propisa kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje dokumenata.

Koje su obaveze privrednih subjekata u pogledu arhivske građe i dokumentarnog materijala?

zakon o arhiviranju

Sve obaveze privrednih subjekata koje će biti izložene služe jednom cilju – savesnom čuvanju arhivske građe i dokumentarnog materijala u sređenom i bezbednom stanju, u obliku u kom su nastali.

Novi Zakon o arhivskoj građi je zadržao neka prethodno važeća pravila, kao što su obaveza vođenja arhivske knjige, predaja arhivske građe nadležnom arhivu, ali su uvedene i nove značajne obaveze pored prethodno postojećih.

Naime, Zakonom su propisane sledeće obaveze:

  • obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  • određivanja odgovornog stručnog lica za zaštitu građe i postupanje;
  • evidencija, klasifikacija, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  • sačinjavanje liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
  • predaja arhivske građe nadležnom arhivu pod uslovima i rokovima predviđenim Zakonom;
  • osiguranje trajnog čuvanja u elektronskom obliku;
  • vođenje arhivske knjige;
  • dostavljanje nadležnom arhivu prepisa arhivske knjige za prethodnu godinu najkasnije do 30. aprila tekuće godine.
  • odabir i izdvajanje radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka.

Ukoliko se odlučite za konverziju u elektronsku formu, onda je neophodno primeniti i Zakon o elektronskom dokumentu i podzakonske akte, kao kvalifikovan sistem koji garantuje zaštitu, jer digitalizacija mora biti izvršena na način da održi autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

U pogledu vođenja elektronske arhivske knjige i liste kategorija, arhivi trenutno prihvataju dostavljanje liste kategorija i prepisa arhivske knjige isključivo u papirnoj formi, ali je plan da ubuduće arhivi prihvataju i elektronsko podnošenje navedene dokumentacije.

Iako najavljeno novim propisom, nadležni organi još uvek nisu usvojili novi obrazac arhivske knjige, tako da će privredni subjekti i dalje biti dužni da koriste stari obrazac do donošenja novog.

Šta od pravnih akata privredni subjekti moraju posedovati?

I novim Zakonom je definisana ista obaveza za privredne subjekte u pogledu donošenja opštih akata, koja je važila i ranije, a koja podrazumeva donošenje:

  • opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala – Pravilnik o kancelarijskom poslovanju;
  • liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja – Lista kategorija;
  • opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata – Pravilnik o elektronskim dokumentima.

Lista kategorija predstavlja poseban akt kojim se određuju vrste arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, koja se šalje nadležnom lokalnom arhivu na odobrenje. Listom kategorija sadrži kategorije dokumentacije iz osnovne delatnosti privrednog društva, kao i računovodstvenu i pravnu dokumentaciju.

Bitno je napomenuti, da nazivi kategorija iz Liste i rokovi čuvanja moraju biti identični nazivima i rokovima upisanim u arhivsku knjigu.

Nakon usvajanja Liste kategorija, neophodno je izvršiti odabir arhivske građe, odnosno izdvojiti materijal kome su istekli rokovi čuvanja i koji nema dalji operativan značaj, za izlučivanje.

Prilikom donošenja gore navedenih opštih akata, ključno je pravilno urediti procedure, rokove, vrste dokumenata, klasifikacije, ovlašćenja i odgovornosti, kako u pogledu arhivske građe, tako i u pogledu dokumentarnog materijala.

Vodite računa da ne upadnete u zamku prepisivanja ili preuzimanja tuđih opštih akata i lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, imajući u vidu da kod svakog privrednog subjekta postoje specifičnosti u poslovanju i građi koju stvara. Ukoliko samo prepišete tuđe dokumente, rizikujete neusklađenost pravnog i faktičkog stanja, koje takođe može dovesti do prekršajne odgovornosti i izricanja novčanih kazni, kako privrednom subjektu, tako odgovornom licu.

Osnovno načelo – Zabrana uništenja i čuvanja arhivske građe

Zakonodavac kroz sve odredbe Zakona, pogotovo kroz kaznene, izražava imperativnost zaštite arhivske građe. Arhivska građa se ne sme uništiti niti oštetiti bez obzira na to da li je mikrofilmovana ili digitalizovana.

Posebno je važno voditi računa o formi nastanka i čuvanja dokumentarnog materijala i arhivske građe.

Ako posedujete dokumentarni materijal, koji je klasifikovan kao arhivska građa, što znači da mora trajno da se čuva, a izvorno je nastao u papirnom obliku, ne smete ga uništiti, sve i da je izvršena digitalizacija (preporuka je digitalizovati ga u operativne svrhe, ne kao jedini i ultimativni vid čuvanja).

Elektronska forma mora biti kvalifikovana, u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (u daljem tekstu: Zakon o elektronskom dokumentu). To podrazumeva da se digitalizuje, pretvori u elektronski oblik, ono što je izvorno nastalo u papirnom obliku, na takav način da sada postaje pogodno za elektronsku obradu i razmenu elektronskim putem.

Takav dokument, predstavlja, shodno Zakonu o elektronskom dokumentu, kopiju izvornog dokumenta u papirnom obliku.

Kako propisno čuvati elektronsku građu?

Pre svega je potrebno usvojiti opšti akt koji će regulisati čuvanje elektronske građe. Odredbe opšteg akta je potrebno usaglasiti sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje. U skladu sa tim je potrebno voditi računa o sledećim pravnim i tehničkim uslovima:

  • čuvanje se vrši u formatu pogodnom za dugotrajno čuvanje (recimo, starije verzije Microsoft Word-a nisu u mogućnosti da se otvore, jer ih sadašnji softveri ne podržavaju);
  • moraju svi elementi izvornog dokumenta da se nalaze i u digitalizovanom obliku;
  • digitalizovani dokument mora da bude jednako upotrebljiv kao i onaj izvorno nastao u papirnom obliku (stranice, pečati i potpisi se moraju videti identično kao i u izvornoj papirnoj formi);
  • informacioni sistem koji se koristi za ove radnje mora da sadrži dnevnik svih preduzetih radnji, koji se čuva tokom celog perioda čuvanja dokumenta.

Da li se određeni dokumentarni materijal može uništiti (izlučiti) u skladu sa Zakonom?

Proces odvajanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja i njegovo uništenje se naziva izlučivanje.

Privredni subjekti su u obavezi da jednom godišnje vrše izlučivanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja.

Nakon što dokumentarnom materijalu istekne rok čuvanja u skladu sa Listom kategorija, može se izlučiti (uništiti). Međutim, važno je da je prethodno navedeni materijal upisan u arhivsku knjigu, a prepis arhivske knjige uredno dostavljen nadležnom javnom arhivu. Pored toga, neophodno je da se radi o dokumentarnom materijalu koji se nalazi na Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja na koju je arhiv dao saglasnost.

Sa druge strane, arhivsku građu koja se trajno čuva nije moguće uništiti po sprovedenoj digitalizaciji već se dokumenti čuvaju u svom izvornom obliku.

Kako Zakon o arhivskoj građi utiče na podatke o ličnosti?

Kada se govori o dokumentarnom materijalu, neminovno je da se u njemu nalaze određeni podaci o ličnosti. Tada je neophodno obratiti pažnju i na obaveze propisane Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.

Ovo je sjajna prilika da se privredni subjekti podsete da je potrebno da usvoje i Pravilnik o čuvanju i brisanju podataka o ličnosti, jer i Zakon o arhivskoj građi upućuje, da prilikom uništavanja materijala koji sadrži podatke o ličnosti, prava lica o čijim podacima je reč, moraju biti zaštićena i poštovana u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.

Osnovni princip kod obrade podataka, jeste da se podaci čuvaju i koriste dok postoji osnov i svrha obrade, a nikako se ne omogućava njihova neograničena obrada. Izuzetak, od opšteg režima obrade se odnosi na obradu podataka u svrhu arhiviranja podataka o ličnosti, u javnom interesu.

Zakon o zaštiti podataka o ličnosti ne propisuje rokove za čuvanje podataka o ličnosti, te se rukovaocu podacima o ličnosti prepušta da odredi „primerene“ rokove čuvanja. Ipak, jasno je da se podaci ne mogu čuvati neograničeno ili trajno, s obzirom na propisano načelo ograničenja roka čuvanja.

Zbog toga je važno doneti poseban Pravilnik o čuvanju i brisanju podataka o ličnosti, rukovodeći se kako načelima Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, tako i odredbama Zakona o arhivskoj građi. Na kraju, potrebno je međusobno uskladiti rokove definisane Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju i Listom kategorija sa rokovima propisanim Pravilnikom o čuvanju i brisanju podataka o ličnosti.

Na vreme se pripremiti za vanredne okolnosti

Da bi se na vreme pripremila zaštita arhivske građe, u slučaju više sile ili rizika od katastrofa i vanrednih situacija, stvaralac je dužan da donese Plan mera zaštite arhivske građe od katastrofa ili nepogoda.

Stvaralac mora da se drži svih aktivnosti koje je predvideo kao radnje čuvanja građe od uništenja, a pored toga, ukoliko nastupi predviđena vanredna situacija, dužan je i da sastavi zapisnik, u kom će konstatovati dan, čas, koje to okolnosti su nastale, te bez odlaganja, u što kraćem roku, obavestiti nadležni arhiv.

Nadležni arhiv vrši nadzor nad izvršenjem kako obaveze donošenja ovog Plana, tako i nad poštovanjem svih obaveza u domenu evidentiranja, čuvanja, klasifikovanja, odabiranja, stručnog održavanja arhivske građe. I u ovom slučaju, nadležno Ministarstvo treba da donese podzakonska akta kojima će detaljno da reguliše nadzor nad poštovanjem Zakona.

Šta ako se niste uskladili ni sa prethodnim propisima?

Ukoliko se niste uskladili ni sa prethodnim propisima, sada je svakako prilika da to ispravite.

Pre svega je potrebno da svu dokumentaciju, počevši od osnivanja firme, retroaktivno popišete i formirate arhivsku knjigu. Dalje je potrebno pristupiti izradi Liste kategorija, kako bi se izvršila kategorizacija celokupne dokumentacije.

Pored toga, neophodno je da donesete odgovarajuće opšte akte, tj. Pravilnik o kancelarijskom poslovanju i Pravilnik o elektronskim dokumentima.

Pored toga, svi privredni subjekti imaju rok da do 30.4.2021. godine predaju prepis arhivske knjige za prethodnu godinu. Subjekti koji tu obavezu nisu vršili, potrebno je da u 2021. godini predaju prepis arhivske knjige od osnivanja. Za sada je jedino arhiv grada Beograda produžio rok do kraja 2021. godine za podnošenje prepisa arhivske knjige, usled epidemiološke situacije, dok drugi arhivi, za sada nisu izdali zvanična obaveštenja o odlaganju ove obaveze.

Mnogobrojne obaveze, nedovoljno jasno definisani načini poštovanja

Analizirajući sve odredbe, jasno je da je cilj urediti jedinstveni način i jednoobrazna pravila zaštite arhivske građe, zatim pospešiti digitalizaciju kao vid čuvanja, i pravljenje kopija u elektronskom obliku dokumenata koji se nalaze u papirnom obliku, zarad očuvanja.

Međutim, ključni problem predstavlja nedostatak podzakonskih akata, koji bi bili putokaz privrednim subjektima kako da postupaju. Trenutno, očekuje se da se putem podzakonskih propisa odredi kako to arhivska knjiga koja sadrži arhivsku građu treba da izgleda, koji će biti obrazac, kao i neophodnost uvođenja tela u okviru naše države koji bi mogao da čuva elektronske dokumente, u skladu sa svim navedenim uslovima.

Do tada, onemogućava se primena onoga što u teoriji izgleda kao pragmatična ideja, koja bi uštedela mnogo prostora, vremena i finansijskih sredstava.

Ipak, sve ovo ne utiče na obavezu privrednih subjekata da se usklade sa propisima koji su već stupili na snagu i počeli da se primenjuju.

Najbolje za kraj – u slučaju kršenja bilo koje od navedenih obaveza, propisane su novčane kazne za pravna lica, ali i za odgovorno lice u pravnom licu.

Novi Zakon o arhivskoj građi uvodi novčane kazne za pravna lica, koje se mogu izreći u rasponu od 50.000 do čak 2 miliona dinara. Odgovorno lice u pravnom licu bi za kršenje moglo biti kažnjeno i do 150.000 dinara.

Najnovije:

NEWSLETTER

Budite u toku sa najvažnijim informacijama