Politike za povratak u kancelariju (Return-to-Office – RTO) postale su centralna tema za poslodavce širom sveta, uključujući i Srbiju, budući da kompanije nastoje da definišu način organizacije rada u postpandemijskoj eri.
Dok globalni mediji ističu primere velikih američkih poslodavaca, poput Amazona, Della i Walmarta[1], koji zahtevaju da se zaposleni u potpunosti vrate na rad u kancelariju, pravni okvir i praktične okolnosti u Srbiji otvaraju drugačija pitanja.
Mogu li poslodavci u Srbiji jednostrano naložiti povratak na rad u kancelariju, ili je za takvu promenu neophodna saglasnost zaposlenih? Koji su to pravni koraci koje treba preduzeti kako bi ovaj prelazak bio u skladu sa Zakonom o radu Republike Srbije?
Istovremeno, da li postoje održive alternative potpunom povratku na rad u kancelariji – poput strukturiranih hibridnih modela rada – koje bi istovremeno zadovoljile potrebe poslovanja i očekivanja zaposlenih?
Razumevanje ovih pitanja ključno je ne samo za postizanje pravne usklađenosti, već i za očuvanje zadovoljstva zaposlenih i konkurentnosti poslodavaca na današnjem zahtevnom tržištu rada.
Način na koji kompanije u Srbiji pristupe politikama povratka na rad u kancelariju i organizaciji hibridnog rada u velikoj meri će oblikovati njihovu organizacionu kulturu, produktivnost, kao i sposobnost da privuku i zadrže najkvalitetnije kadrove u godinama koje dolaze.
1. Koji modeli rada su u skladu sa Zakonom o radu?
Iako trenutno u Republici Srbiji ne postoji poseban propis koji se direktno odnosi na politike povratka na rad u kancelariju, određeno mesto rada i dalje predstavlja ključni element radnog odnosa, s obzirom na to da je ono obavezan sastavni deo svakog ugovora o radu.
To znači da svaki ugovor o radu mora izričito da navede tačnu lokaciju na kojoj će zaposleni obavljati svoje poslove.
U principu, zakon podrazumeva da se rad obavlja u prostorijama poslodavca. Ipak, pravni okvir predviđa određenu fleksibilnost tako što omogućava ugovaranje rada i van prostorija poslodavca.
a) Potpuni rad na daljinu i rad od kuće
Zakon o radu eksplicitno priznaje dva pravno valjana modela rada van prostorija poslodavca: rad na daljinu i rad od kuće.
Kada zaposleni obavljaju rad van prostorija poslodavca – bilo da je u pitanju rad na daljinu ili rad od kuće – zakon nalaže da ugovor o radu mora sadržati određene dodatne elemente, pored standardnih odredaba koje se primenjuju na sve radne odnose.
Radi obezbeđivanja usklađenosti sa propisima i transparentnosti odnosa između poslodavca i zaposlenog, ugovor mora izričito predvideti sledeće:
- Radno vreme – trajanje radnog vremena u skladu sa utvrđenim normativima rada;
- Nadzor i ocenu učinka – način nadzora nad radom zaposlenog i ocenjivanja kvaliteta izvršenih zadataka;
- Sredstva rada – opremu koju je poslodavac dužan da obezbedi, instalira i održava;
- Korišćenje lične opreme zaposlenog – uslove pod kojima zaposleni može koristiti sopstvenu opremu za rad i pravo na naknadu troškova koji iz toga proisteknu;
- Ostali radni troškovi – naknadu drugih troškova koji nastaju u vezi sa obavljanjem rada i način njihovog obračuna;
- Ostala prava i obaveze – sve dodatne odredbe koje su relevantne za konkretan oblik rada na daljinu ili od kuće.
Zakon takođe predviđa važne mehanizme zaštite zaposlenih koji rade van prostorija poslodavca, sa ciljem da im se obezbedi ravnopravan tretman i izbegne bilo kakav oblik nepovoljnijeg položaja isključivo zbog mesta na kojem se rad obavlja.
Konkretno, zakon propisuje da zaposleni koji rade van prostorija poslodavca ne smeju imati manja prava niti nepovoljnije uslove rada u odnosu na zaposlene koji isti posao obavljaju u prostorijama poslodavca. Na primer, osnovna zarada zaposlenog koji radi na daljinu ne sme biti niža od osnovne zarade zaposlenog koji obavlja isti posao u sedištu poslodavca.
Ova odredba garantuje jednakost i pravičnost za sve zaposlene, bez obzira na to gde se rad fizički obavlja, i predstavlja osnovu za balansiran i pravno usklađen pristup fleksibilnim modelima rada.
Pored toga, na zaposlene koji rade van prostorija poslodavca u potpunosti se primenjuju i sledeće odredbe Zakona o radu:
- o rasporedu radnog vremena,
- o prekovremenom radu,
- o preraspodeli radnog vremena,
- o radu noću,
- o pravu na odmor i odsustva.
Na kraju, zakon izričito propisuje da obim posla i rokovi za izvršenje zadataka u okviru rada na daljinu ne smeju biti određeni na način koji bi onemogućio zaposlenom da koristi prava na dnevni odmor, kao i dnevni, nedeljni i godišnji odmor, u skladu sa zakonom i internim aktima poslodavca.
Dakle, iako je opšte pravilo da se rad obavlja u prostorijama poslodavca, zakon pruža jasan pravni osnov za ugovaranje i realizaciju rada van tih prostorija, pod uslovom da su ispunjeni propisani uslovi i da su svi relevantni elementi precizno regulisani ugovorom o radu.
b) Hibridni model rada
Ono što trenutno nije izričito uređeno zakonodavstvom Republike Srbije jeste sve popularniji hibridni model rada – kombinacija rada iz kancelarije i rada na daljinu. Iako ovaj model nije zakonski definisan, razvija se i primenjuje kroz interne akte i politike koje usvajaju poslodavci u skladu sa sopstvenim organizacionim potrebama.
Pre izbijanja pandemije COVID-19, postojalo je jasno pravilo: od zaposlenih se očekivalo da svakodnevno dolaze na rad u kancelariju, dok je rad od kuće bio izuzetak i najčešće predstavljao povlasticu. Tokom pandemije, usled mera zatvaranja i zaštite javnog zdravlja, rad od kuće postao je dominantan oblik rada, prepoznat kao nužnost, a ne izuzetak.
Kako se svet postepeno oporavljao – naročito tokom 2022. i 2023. godine – mnoge kompanije počele su da traže održivije i uravnoteženije rešenje. U tom kontekstu razvio se hibridni model, koji kombinuje fleksibilnost i udobnost rada od kuće sa neposrednom saradnjom, strukturom i građenjem organizacione kulture koje donosi rad u kancelariji.
Ova tranzicija otvara niz prilika, ali i izazova – upravo zato sve veći broj poslodavaca izrađuje prilagođene interne politike kako bi jasno definisali pravila i uslove pod kojima se hibridni rad primenjuje, sa ciljem postizanja jasnoće, doslednosti i pravne sigurnosti.
2. Pravni osnov za promenu mesta rada
Kada je mesto rada jednom ugovorom o radu definisano, svaka promena tog mesta mora biti formalizovana aneksom uz ugovor o radu.
Takva promena ne može se sprovesti jednostrano; potrebna je saglasnost i poslodavca i zaposlenog, a postupak mora biti sproveden u skladu sa zakonom.
Jedan od najčešćih pravnih osnova za zaključenje aneksa jeste upravo promena mesta rada kod istog poslodavca.
Prema važećem Zakonu o radu, poslodavac može pokrenuti inicijativu za promenu mesta rada u sledećim slučajevima:
- ako priroda posla zahteva da se rad obavlja van sedišta poslodavca ili njegovih organizacionih jedinica; i
- ako se novo mesto rada nalazi najviše 50 kilometara od prethodnog mesta rada, pri čemu je zaposlenom omogućeno redovno putovanje, uz nadoknadu troškova prevoza – najmanje u visini cene karte za javni prevoz.
Van ovih propisanih okolnosti, za promenu mesta rada potrebna je izričita saglasnost zaposlenog, koja se daje potpisivanjem aneksa ugovora o radu.
Ovi kriterijumi su važni jer će, u zavisnosti od toga da li su ispunjeni, pravna procedura za promenu mesta rada će se razlikovati. Ukoliko poslodavac ne može da se pozove na gore navedene zakonske osnove, za promenu će biti potrebna saglasnost zaposlenog putem aneksa ugovora o radu.
U suprotnom, svaka jednostrana promena mesta rada predstavlja povredu radnih prava zaposlenog i može imati za posledicu nezakoniti raskid radnog odnosa.
3. Donošenje pravilnika kojim se omogućava uravnotežen pristup
Za mnoge poslodavce – u zavisnosti od prirode delatnosti i operativnih potreba – hibridni model rada se pokazao kao najpraktičnije i najodrživije rešenje za organizaciju fizičkog prisustva zaposlenih na radu.
U većini slučajeva, to podrazumeva da zaposleni tri dana u nedelji rade iz kancelarije, a preostala dva dana od kuće.
Ovakav aranžman otvara niz važnih pitanja na koja poslodavci moraju da odgovore u skladu sa Zakonom o radu i ustaljenom praksom. Na primer, kako pravilno obračunati naknadu troškova prevoza u okviru hibridnog modela? Takođe, koje su obaveze poslodavca u vezi sa refundacijom troškova rada od kuće, kao što su internet i električna energija, i kako se ti troškovi obračunavaju ako zaposleni radi od kuće samo deo radne nedelje?
Precizno regulisanje ovih pitanja je ključno za očuvanje pravne usklađenosti, izbegavanje potencijalnih sporova i obezbeđenje transparentnih i efikasnih procesa obračuna zarada i pripadajućih naknada.
Opšti okvir za organizaciju hibridnog rada – uključujući metode nadzora, nadoknade troškova, mere bezbednosti i zdravlja na radu, kao i druga pravila – može biti utvrđen internim aktima, kao što su Pravilnik o radu ili posebno donet Pravilnik o hibridnom radu.
Jasno definisanje pravila i donošenje odgovarajućeg pravilnika omogućava:
- veću transparentnost u kadrovskoj evidenciji i očekivanjima zaposlenih,
- pravičnu primenu politika u svim timovima, i
- tačan obračun naknada za prevoz i troškove povezane sa radom od kuće.
4. Bezbednost kod kuće – Zakonske obaveze poslodavca u vezi sa radom na daljinu
Najnovije izmene Zakona o bezbednosti i zdravlju na radu uvele su dodatne obaveze za poslodavce koji imaju zaposlene koji rade od kuće, sa ciljem jačanja zaštite i unapređenja bezbednosti i zdravlja na radu ovih zaposlenih.
Iako Zakon o radu već priznaje institut rada od kuće, posebno je značajno to što Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu po prvi put izričito definiše rad na daljinu iz doma zaposlenog, uvodeći jasne obaveze za poslodavce.
Kao opštu obavezu, zakon propisuje da poslodavac, tokom rada od kuće ili na daljinu, mora obezbediti bezbednost i zdravlje na radu u saradnji sa zaposlenim. Poslodavac je dužan da utvrdi uslove za bezbedan i zdrav rad, opremu za rad koju obezbeđuje zaposlenom, da definiše radni proces u vezi sa poslovima koje zaposleni obavlja, kao i da propiše preventivne mere za bezbedan i zdrav rad.
Pored toga, poslodavac može doneti i akt o proceni rizika za rad od kuće ili rad na daljinu, koji se priprema uz učešće zaposlenog.
U praksi, obaveza poslodavca da obezbedi bezbedno i zdravo radno okruženje znači da je potrebno uspostaviti jasna pravila i preventivne mere koje se primenjuju prilikom rada od kuće, a koje su zaposleni dužni da poštuju. Kao smernicu, poslodavci bi trebalo da se rukovode Vodičem za bezbedan i zdrav rad od kuće, koji je donelo Ministarstvo za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja u saradnji sa Upravom za bezbednost i zdravlje na radu.
5. Povratak u kancelariju – potencijalni pravni rizici
Prilikom uvođenja politike povratka u kancelariju ili primene hibridnog modela rada, poslodavci moraju imati u vidu nekoliko potencijalnih pravnih rizika.
Pre svega, neophodno je obezbediti pravično i nediskriminatorno postupanje prema svim zaposlenima.
Ukoliko priroda posla zahteva fizičko prisustvo zaposlenog na radnom mestu, potpuno je opravdano – i sa stanovišta zakona prihvatljivo – da se za tu poziciju primenjuje drugačiji model rada. U takvim slučajevima, svi zaposleni koji obavljaju iste ili slične poslove trebalo bi da budu obuhvaćeni istim režimom rada u kancelariji.
Međutim, ako konkretna radna pozicija zahteva prisustvo u prostorijama poslodavca zbog specifičnih operativnih razloga, takav aranžman mora biti formalizovan aneksom ugovora o radu, koji jasno odražava specifičnosti konkretnog radnog mesta.
Na primer, ako zaposleni upravlja mašinama koje nije moguće koristiti na daljinu, logično je zahtevati da se rad obavlja isključivo u prostorijama poslodavca. S druge strane, zaposleni čiji se posao u celosti zasniva na radu putem računara može opravdano imati fleksibilniji, hibridni raspored. Ovakve razlike koje su zasnovane na objektivnim kriterijumima i prirodi posla ne predstavljaju diskriminaciju.
Problem nastaje ukoliko se zaposleni koji obavljaju iste poslove tretiraju različito, bez objektivnog opravdanja. Na primer, ukoliko dvoje zaposlenih koristi istu opremu, ali samo jedan od njih ima pravo da radi od kuće, a drugi ne – bez jasnog operativnog razloga – takvo postupanje može biti smatrano diskriminatornim.
Drugi značajan pravni rizik odnosi se na potencijalne tužbe zbog nezakonitog otkaza u slučajevima kada poslodavac želi da promeni mesto rada zaposlenom. Ovaj rizik naročito je izražen ukoliko do otkaza dođe zbog odbijanja zaposlenog da potpiše aneks ugovora o radu kojim se menja ugovoreno mesto rada.
Važno je naglasiti da odbijanje zaposlenog da potpiše aneks ne predstavlja automatski osnov za otkaz. Zakon predviđa stroge uslove za prestanak radnog odnosa i poslodavac mora pažljivo razmotriti da li postoje objektivni razlozi i pravni osnov koji bi takav otkaz učinili zakonitim.
Treće, važno pitanje tiče se povreda na radu u okviru hibridnog ili rada na daljinu. Kada zaposleni obavljaju svoje radne obaveze od kuće ili sa alternativnih lokacija, mogu se postaviti pitanja šta se smatra „povredom na radu“ i na koji način se takvi incidenti prijavljuju, procenjuju i rešavaju.
Poslodavci i dalje snose odgovornost za obezbeđivanje bezbednog radnog okruženja, što se, u određenim granicama, odnosi i na rad na daljinu.
Na primer, ako zaposleni doživi povredu prilikom obavljanja radnih zadataka od kuće, takva povreda se, u zavisnosti od okolnosti, može smatrati povredom na radu.
U praksi to znači da bi poslodavci trebalo jasno da definišu očekivanja u pogledu bezbednosti pri radu od kuće, da obezbede pravila koje se odnose na uređenje bezbednog radnog prostora kod kuće, kao i da uspostave procedure za blagovremeno prijavljivanje bilo kakvih povreda ili incidenata tokom rada na daljinu.
Na kraju, na sva ova pitanja potrebno je odgovoriti u skladu sa Zakonom o radu Republike Srbije . Obezbeđivanjem da se sve promene u načinu rada sprovode na osnovu objektivnih poslovnih potreba, formalizuju kroz odgovarajuće procedure i komuniciraju na transparentan način, poslodavci mogu umanjiti pravne rizike i istovremeno omogućiti nesmetan i usklađen povratak u kancelarije ili uvođenje hibridnog modela rada.
